SGCC: Sistema de Gestión y Control de Calidad.
ÁREAS: Hace referencia a las secciones o apartados en los que se divide el sistema de calidad de la Firma. En el caso de tratarse de un Manual de procedimientos, se referiría a los capítulos de dicho manual.
ARCHIVOS: Los clásicos utilizados por los responsables de calidad son los de Manual de calidad y Registros de calidad. El primero suele contener los procedimientos generales y operativos, siendo público para toda la organización. Y el segundo suele ser para uso del responsable de calidad y es donde guarda todos los registros, evidencias del cumplimiento del sistema.
CARPETAS: Los archivos se organizan mediante diferentes carpetas o secciones en las que se incluirán los diferentes procedimientos o registros.
DOCUMENTOS: Se trata de procedimientos, listas de formatos, cuestionarios, etc. Son los componentes principales del SGCC y deben de estar adecuadamente referenciados y organizados en sus respectivos archivos y carpetas.
DOCUMENTOS NO DISPONIBLES: Son documentos que existen en la aplicación pero que no son visibles y por tanto no forman parte del SGCC.
REALIZADO POR Y VERIFICADO POR: Campos que en los documentos, sean cuales fueren su clase (procedimientos, formatos, registros), permiten identificar la persona que lo ha realizado y quién efectuó la correspondiente verificación/aprobación, así como permitir identificar la situación de cada papel de trabajo incorporado al sistema.
VERSIÓN: Cada documento debe tener una versión, esta se corresponde con la fecha de verificación. Cuando existen dos documentos con la misma referencia, el que tenga la fecha de verificación más actual es el vigente.
REFERENCIA: Los documentos deben de ser identificables en el sistema. Para ello deben de tener un código de referencia, dicho código debe de estar explicado en el Manual de Calidad. Los separadores a utilizar para crear las referencias se especifican al crear un fichero Nuevo.
Por ejemplo:
· Separador 1: “ ) “
· Separador 2: “ / “
· Separador 3: “ . “
· Separador 4: “ - “