NUEVO MANUAL O REGISTRO

 

 

Cuando seleccionamos la opción Archivo > Nuevo > Nuevo Fichero nos aparece una pantalla con las siguientes opciones:

 

 

 

1) Nombre (obligatorio): Este es la denominación que queremos darle al fichero (ej. Manual de Calidad) y será de utilidad para saber que archivo tenemos abierto en todo momento ya que esta información se verá en la barra de estado.

 

 

 

 

2) Tipo de Fichero (obligatorio): Los tipos de fichero a elegir son:

 

·         Manual: Indicado para manuales de procedimientos

 

·         Registro de Calidad: Pensado para organizar y archivar las evidencias del cumplimiento del sistema de calidad.

 

·         Encargo de auditoría: Diseñado para poder organizar los papeles de trabajo y las evidencias de la realización del trabajo de auditoría. Exige la especificación de una fecha de auditoría (ej. 31/12/xx).

 

 

3) Periodo validez (opcional): Indica el periodo de validez del fichero.

 

Un fichero de calidad, bien sea un Manual o un Registro, puede estar en vigor o no.  Esto se debe indicar en el periodo de validez. Si la fecha de fin está vacía significa que el fichero o Manual está en vigor.

 

Por ejemplo, si se quiere conservar una versión de un Manual de calidad que ya no esté en vigor, se puede poner como fecha de fin la fecha en la que fue retirado y sustituido por una versión más reciente.

 

 

4) Importación de datos: Si no queremos crear un fichero desde cero y queremos utilizar otro fichero como plantilla, lo elegiremos desde este campo. Se recomienda utilizar el Manual de Calidad o el Registro de Calidad de ejemplo proporcionado con el programa para utilizarlo como base.

 

 

5) Tipo de hipervínculo (obligatorio): Los vínculos a archivos, formatos, normativa, etc.  pueden ser relativos a la ubicación del fichero audiQ que se genere (se recomienda) o pueden estar siempre en la misma ubicación. En el primer caso, si se traslada el fichero audiQ a otra ubicación (ej. Otra ubicación de red, un pendrive, etc.) junto con la carpeta que contiene los formatos, registros, etc. los vínculos se conservan, en el segundo caso no.

 

 

6) Información de publicación del fichero (no editable). El responsable de calidad puede publicar el fichero de calidad, de modo que nadie pueda realizar cambios en él. Al publicar el fichero se registra la fecha de publicación, la versión y quién lo ha publicado.

 

 

7) Separador referencias:

 

Los separadores se utilizan para construir las referencias  a documentos y diferenciar entre los diferentes niveles de estas. Este es un campo obligatorio que se deberá rellenar salvo en el caso de que se utilice un modelo de ejemplo. Con el modelo de ejemplo vienen ya asociados unos separadores, que posteriormente en ‘Datos Generales’ se podrán cambiar.