Global
Para acceder a la pantalla de Intercambio Global., se ha de seleccionar dentro de la barra de Menús, el correspondiente a Herramientas,. Al hacerlo aparece en pantalla el siguiente menú.
Al seleccionar la opción Global, se nos solicitará el fichero audiQ (o Gesia) de donde deseamos recoger la información a transferir. Una vez seleccionado el fichero se presenta la siguiente pantalla, donde debemos indicar la información que se desea transferir, de acuerdo a las instrucciones que más adelante se indican.
La primera solapa correspondiente a la de Parametrización y que se presenta en el grafico anterior, permite al usuario transferir información correspondiente al módulo de Parametrización, es decir, de aquellos aspectos que configuran el sistema o modelo de trabajo de la firma o despacho de auditoría. Información que se presenta con tantos bloques como secciones tiene dicho módulo.
- Personal
La transferencia del personal nuevo sustituirá al que pudiera existir en el Manual, lo que conllevará que si en ésta hubiera documentos hechos por el anterior equipo, tras el proceso de intercambio aparecerán en dichos documentos los nombres del nuevo equipo.
- Áreas
El proceso es similar al indicado para Personal. Los datos que se intercambian son por una parte los que constan en la sección de Parametrización, es decir, la estructura con sus denominaciones (nombres) y las descripciones (textos explicativos de los contenidos, contexto normativo), por otra, también pueden transferirse en esta opción los comentarios o las conclusiones y la referencia de la ventana Resumen por Área.
Al seleccionar cada opción, se amplía la información a transferir
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Áreas
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Seleccione esta opción si desea transferir las Áreas del fichero elegido.
Si hubiera Áreas definidas, se intentarán eliminar.
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Nombres
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Seleccione esta opción si desea transferir o cambiar, únicamente, los nombres de las ÁREAS del fichero elegido.
Esta opción se selecciona de forma automática al seleccionar la opción de ÁREAS, ya que no se permite transferir las Áreas sin sus nombres. Si sólo seleccionamos NOMBRE, se transferirán únicamente los Nombres de las Áreas cuyo código sea coincidente.
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Descripciones
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Seleccione esta opción si desea transferir la descripción de las ÁREAS del fichero elegido.
Si sólo seleccionamos DESCRIPCIONES (no ÁREAS), se transferirán únicamente las Descripciones de las Áreas que sean coincidentes.
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Comentarios
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Seleccione esta opción si desea transferir los comentarios de las áreas del fichero Maestro o Auditoría elegida.
Si sólo seleccionamos DESCRIPCIONES (no ÁREAS), se transferirán únicamente las Descripciones de las Áreas que sean coincidentes.
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Ref.
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Referencia de la ventana Resumen por Áreas.
Seleccione esta opción si desea transferir la Referencia de la ventana Resumen por áreas del fichero elegido.
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- Archivos y Carpetas
La metodología y las instrucciones son idénticas que las expuestas para el caso de ÁREAS.
Los datos que se transfieren son por una parte los que constan en la sección de Parametrización, es decir, la estructura de Archivos y Carpetas con sus Nombres y las descripciones, por otra parte, la referencia de la ventana que en la sección Resumen Archivos y Carpetas viene reflejada.
Al seleccionar cada opción, se amplía la información a transferir
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Archivos y Carpetas
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Seleccione esta opción si desea transferir los Archivos y Carpetas del fichero elegido.
Si hubiera Archivos o Carpetas definidos, se intentarán eliminar.
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Nombres
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Seleccione esta opción si desea transferir o cambiar, únicamente, los nombres de ARCHIVOS Y CARPETAS.
Esta opción se selecciona de forma automática al seleccionar la opción de ARCHIVOS Y CARPETAS, ya que no se permite transferir las Archivos y Carpetas sin sus nombres. Si sólo seleccionamos NOMBRE, se transferirán únicamente los Nombres de los Archivos y Carpetas cuyo código sea coincidente.
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Descripciones
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Las descripciones son textos informativos del contenido o función de cada Archivo o Carpeta definidos.
Seleccione esta opción si desea transferir la descripción de los ARCHIVOS Y CARPETAS.
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Ref.
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Referencia de la ventana Resumen Archivos y Carpetas.
Seleccione esta opción si desea transferir la Referencia de la ventana Resumen Archivos y Carpeta.
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Esta posibilidad permite el transferir información relativa a Archivos y Carpetas pero sólo en aquellos coincidentes. Un ejemplo puede servir para ilustrar este caso, supongamos que disponemos de un fichero de calidad en castellano, y por necesidades de la red, la traducción al inglés de los nombres y de los textos de la plantilla inicial.
Si queremos modificar los nombres y los textos de un trabajo hecho con la plantilla en castellano al inglés, el sistema buscará los Archivos y Carpetas coincidentes y los modificará con la nueva información.
Si seleccionamos en los Archivos y Carpetas a transferir las descripciones y referencia y éstas estuvieran vacías, las descripciones y referencia que existieran sobre los Archivos y Carpetas coincidentes se eliminarían. Únicamente se conservarían las descripciones de los Archivos y Carpetas no coincidentes.
AVISO: Pérdida de información. Éste es uno de los riesgos más importantes que se ha de cubrir. Intercambio de Datos - Global modifica la información del fichero el que transferimos datos, por ello se aconseja, previo al inicio del proceso, el realizar una copia del fichero sobre el que vamos a transferir datos. Copia que se borrará sólo cuando nos aseguremos que la nueva información es correcta.
Si lo que deseamos transferir o intercambiar son Referencias, aparece la siguiente pantalla:
El contenido, como puede apreciarse, puede resultar complejo, sin embargo, en su diseño se ha querido contemplar todas las posibilidades que el usuario pueda desear a la hora de efectuar el intercambio de referencias.
Al seleccionar la opción Documentos, se intentarán transferir todas aquellas referencias del fichero seleccionado, que sean posibles. (Aquellas referencias que pertenezcan a un Área que no exista en esta auditoría, no serán transferidas.). Si ya existieran Documentos, éstas se eliminarán.
En los párrafos siguientes se describen algunos aspectos relacionados con las opciones de Intercambio Global de Documentos.
Al seleccionar cada opción, se amplía la información a transferir
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Documentos
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Seleccione esta opción si desea transferir los Documentos del fichero elegido.
Si hubiera Documentos previos, el sistema avisará de ello y procederá a su eliminación.
Comprueba que existan las Áreas necesarias, si no existiera alguna avisará de ello y proseguirá
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Guías
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Seleccione esta opción si desea transferir las GUIAS.
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Documentación
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Seleccione esta opción si desea transferir las CEDULAS.
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Todas
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Seleccione esta opción si desea transferir los Documentos, tanto disponibles como no disponibles.
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Disponibles
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Seleccione esta opción si desea transferir los Documentos disponibles.
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No Disponibles
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Seleccione esta opción si desea transferir los Documentos No disponibles.
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Hipervínculos
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Seleccione esta opción si desea transferir los Hipervínculos de las cabeceras de los documentos.
No será posible la transferencia si el tipo de Hipervínculos es diferente (absolutos o relativos).
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Personal
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Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que figura en las cabeceras de los Documentos seleccionados como personal que VERIFICA y REALIZA.
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Realizado/Verificado
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Seleccione esta opción si desea transferir la marca de trabajo REALIZADO / VERIFICADO.
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Descripción Referencia
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Las descripciones son textos informativos del contenido o función de cada documento.
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Ref.
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Referencia de la ventana Documentos Disponibles.
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Los datos correspondientes a los documentos tipo Guías susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:
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Prioritarios
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En algunos tipos de guía existe esta opción.
Si no selecciona esta opción los puntos transferidos serán todos prioritarios.
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Puntos, Desgloses y Descripciones
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Si seleccionamos alguna Guía para ser transferida estos campos deberán ser transferidos obligatoriamente.
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Referencias
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Seleccione esta opción si desea transferir las Referencias o documentos ubicados en cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero elegido.
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Realizado
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Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas.
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Respuestas
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Seleccione esta opción si desea transferir las RESPUESTAS efectuadas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Cuestionarios).
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Valores
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Seleccione esta opción si desea transferir los VALORES completados para cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Cuestionarios).
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Comentarios
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Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas.
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Hipervínculos
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Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVINCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas.
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Fecha
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Seleccione esta opción si desea transferir las FECHAS atribuidas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Planning) del fichero Maestro o Auditoría elegida.
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Riesgos
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Seleccione esta opción si desea transferir los RIESGOS atribuidos a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Análisis de riesgos).
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Área
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Seleccione esta opción si desea transferir las ÁREAS a las que pertenecen cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas.
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Por último y para el caso de las referencias de Documentación, los datos a intercambiar se seleccionarían a través de las opciones que constan en la siguiente solapa.
Los datos correspondientes a las referencias de Documentación, susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:
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Hipervínculos
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Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVINCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas.
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Personal
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Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas.
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Comentarios
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Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas.
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Antes de dar por terminado el proceso, se debe de decidir el carácter de disponibilidad de los documentos disponibles. Para hacerlo basta con seleccionar la opción correspondiente de la pantalla siguiente:
Es importante destacar que esta sección no debe confundirse con la que aparece en la parte superior, que permite seleccionar los documentos o referencias a transferir según su disponibilidad, mientras que las que a continuación se describen, asigna el carácter de disponibilidad a los documentos transferidos.
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Todas Disponibles
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Todos los documentos transferidos estarán asignados como DISPONIBLES.
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Ninguna Disponible
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Todos los documentos transferidos estarán asignados como NO DISPONIBLES.
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Mantener Disponibles
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Todos los documentos transferidos estarán asignados como DISPONIBLES o NO DISPONIBLES según como estuvieran asignados en el fichero de origen.
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