Dentro de esta clase de documentos existen varios tipos que a su vez se dividen en dos secciones:

 

 

Sección de documentos específicos de audiQ y recomendados para ficheros de calidad, bien sean manuales o registros de calidad.

 

Entre ellos tendremos:

 

 

·         Procedimientos

 

·         Formatos

 

 

Aquellos conservados para maximizar la compatibilidad e intercambio de datos con el programa de gestión de auditoría Gesia.

 

Estos tipos de guía serían:

 

 

·         Análisis de riesgos

 

·         Cuestionario de control interno

 

·         Cuestionarios de control de calidad

 

·         Listas

 

·         Programas

 

·         Recomendaciones

 

 

Estos últimos pueden ser utilizados en audiQ pero su explicación no es objeto de este manual.

 

 

PROCEDIMIENTOS

 

 

Este tipo de guía está concebido expresamente para la escritura de texto. El objetivo es poder escribir en la guía utilizando puntos (nivel 1) y desgloses (nivel 2).

 

 

 

 

Para añadir un punto pulsaremos en el botón (1), para incluir un desglose usaremos el botón (2) y para eliminar cualquiera de ellos usaremos el botón (3).

 

Tanto el campo de texto de ‘Descripción’ como el de ‘Comentario’ se habilitan para escritura desde  el botón  , abriéndose un formulario como este:

 

 

Al terminar de cumplimentar la guía deberemos presionar el botón de Guardar para salvar el documento.

 

 

Ejemplo:

 

Si queremos introducir un procedimiento para el área de Aceptación y Continuidad de Clientes, crearemos un documento de clase Guía y de tipo Procedimiento.

 

Como nuestra estructura de procedimientos es OBJETIVO, POLÍTICA, RESPONSABILIDADES Y DESARROLLO, utilizaremos para estos encabezados los ‘puntos’ y para su contenido los ‘desgloses’.

 

De este modo la impresión del procedimiento quedaría como sigue:

 

 

 

 

El campo comentarios está pensado para contener aquellas aclaraciones acerca de cada punto o desglose que el responsable de calidad considere convenientes.

 

 

FORMATOS

 

 

Este tipo de guía se ha creado pensado en que sea una lista donde se referencien todos los formatos mencionados en los procedimientos de un área concreta.

 

 

 

 

En la pantalla se puede apreciar cómo se han utilizado los puntos para organizar los formatos por su ubicación. Unos están en el Master de auditoría de Gesia y otros están en el Manual de procedimientos del propio Manual de Calidad.

 

 

Los campos que sirven para describir los formatos y registros contenidos en este tipo de guía son los siguientes:

 

 

·         Descripción: Nombre del formato o registro.

 

·         Clase: Si procede, mediante este campo se podría vincular a un formato existente en el mismo fichero (Manual o Registros de Calidad).

 

·         Referencia: Código del documento.

 

·         Versión: Fecha de aprobación del documento.

 

·         Comentario: Espacio reservado para comentarios acerca del formato, por ejemplo departamento que realiza y archiva el formato o registro y tipo de archivo, en papel o fichero electrónico.

 

·         Fichero vinculado: En este campo se puede vincular un archivo. En este caso se tratarían de ejemplos en pdf del cuestionario o formulario de Gesia correspondiente en el Master de auditoría, o del modelo en Word como puede ser la ‘carta propuesta’.

 

 

Otro ejemplo de uso del tipo de guía Formato es como se utiliza en el fichero Registros de calidad:

 

El formato ‘perfil de cualificación’ es un documento de tipo Guía-Procedimiento que podemos encontrar dentro de la referencia D)AQ Formatos y Registros del área D) Recursos Humano.

 

Sin embargo, el perfil cualificación de ‘Responsable de calidad’ es un registro que estará archivado en el fichero Registros de Calidad en una referencia de tipo ‘documentación’ junto con otros perfiles de cualificación como ‘Socio auditor’ o ‘Auditor senior’.