Documentos (4)

 

 

Se trata de uno de los parámetros más importantes, que servirá para el control posterior de los elementos creados y gestionados por audiQ.

 

La pantalla de Documentos es la siguiente:

 

 

Pantalla que consta de dos secciones:

 

·         El árbol de los Documentos, que cuelgan de cada Área, según la parametrización comentada en la sección ÁREAS.

 

·         Descripción de cada Documento.

 

 

Respecto a la estructura, se observan determinados símbolos que cambian de color en función de su Clase:

 

Amarillo, para las Guías

 

Verde, para las cédulas de documentación.

 

 

También y en esta sección, aparece una “D” en color rojo delante de algunas referencias, identificativa de su carácter Disponible.

 

 

En cuanto a la sección DESCRIPCIÓN, cada referencia puede tener los siguientes atributos:

 

 

Atributos	Descripción
Referencia	La que el usuario le haya asignado y que no podrá superar los 4 dígitos por cada nivel.
Descripción	Nombre identificativo del documento.
Disponible	Campo para señalar su estado (Disponible o no Disponible).
Clase/Tipo Guía	Existen varios tipos predefinidos de documento, los más habituales son Guías (Procedimientos, Formatos) y Documentación.
Archivo	En el que se guardará el documento.
Carpeta	Sección del archivo donde se guardará.
Documentación	Dos campos para vincular el documento hasta con dos archivos externos.
Comentario	En el que constan los aspectos y/o contenidos más relevantes.

 

Clases de documentos

 

 Guías: El término general de Guías hace mención a todos aquellos papeles que se refieran a relaciones o listas de diferentes temas y cuestiones, como por ejemplo, los procedimientos, la lista de formatos de calidad, los cuestionarios de control de calidad, recomendaciones, riesgos, etc.

 

Documentación: Las que contienen información variada probatoria o explicativa de otros documentos. Por ejemplo, en el fichero de Registros de Calidad, donde el responsable de calidad guarda la evidencia del cumplimiento del SGCC, habrá varios documentos del tipo Documentación donde se vayan registrando estas evidencias.

 

Manejo

 

Al igual que ocurre con Áreas y Archivos y Carpetas, la aplicación no predefine ninguna referencia por entender que es privativo de cada usuario el establecer su particular esquema de referencias.

 

Las Referencias, tal y como se ha definido en los capítulos anteriores, se basan en un sistema alfanumérico, por lo que han de contener una o varias letras.

 

- Para dar de alta a una Referencia, se ha de situar el cursor siempre sobre cualquiera de las ya definidas en la opción de ÁREAS, y que aparecen en la parte izquierda de la pantalla como se muestra en el siguiente gráfico:

 

 

 

 

- Situándonos sobre un área, bastará con pulsar el botón NUEVO y aparecerá el siguiente formulario:

 

 

 

- Los datos a dar entrada son los siguientes:

 

1.- Número o letra del Documento, a partir del código del Área sobre la que nos hemos situado. (Máximo 4 dígitos)

 

2.- La Descripción de la misma o, dicho de otra manera, el nombre que identificará a dicha Referencia y la clase de la misma.

 

3.- La Clase de Referencia de que se trate, que únicamente puede ser cualquiera de las dos que aparecen en el Menú Desplegable; GUÍAS o DOCUMENTACIÓN.

 

4.- En el caso de pulsar GUÍAS, aparecerán sus diferentes tipos, tal y como se detalla a continuación.

 

 

 

- Una vez creado un Documento, podremos completar los restantes datos de la misma que figuran en la parte derecha de la pantalla:

 

 

 

- Para vincular un documento, basta con presionar sobre el icono situado a la derecha y seleccionar el fichero que queremos relacionar, lo que permitirá, haciendo doble clic sobre el campo, abrirlo directamente desde audiQ  sin necesidad de salir del programa.

 

- Por Disponible se entiende aquel Documento que va a ser utilizado en el SGCC.

 

- Cuando se da de alta a un Documento, por defecto, el campo Disponibilidad está vacío, cambiando al hacer un clic sobre el mismo y apareciendo de forma inmediata una “D” en rojo a la izquierda de la referencia para indicar que dicha cédula tiene carácter de Disponible.

 

- La disponibilidad del documento supone la creación automática del formulario correspondiente. Para comprobarlo basta con hacer doble clic sobre cualquiera de las referencias disponibles, y aparecerá en pantalla la cédula concreta que hayamos creado, ya se trate de una cédula Documentación o Guía. Lógicamente, estas cédulas estarán vacías, a excepción de las cabeceras identificando el Código, Nombre y Tipo de Cédula.

 

- Para dotar al módulo de Documentos de mayor flexibilidad, el usuario podrá establecer como No Disponible el Documento seleccionado y todos los Documento que dependan de él. Esta acción se realizará pulsando el icono  una vez. Si pulsáramos una segunda vez, es decir sobre un documento No Disponible, lo eliminaremos permanentemente del fichero y no podremos volver a utilizarlo.

 

- También puede darse el caso que queramos cambiar la clase de un documento, por ejemplo de Documentación a Guías. La forma de hacerlo dependerá de:

 

·         El Documento es No Disponible. En este caso basta con situarse en la casilla CLASE y modificar la Clase/Tipo Guía, por ejemplo, Guías Procedimientos.

 

·         El Documento está Disponible. Para su modificación, deberá eliminarse previamente el formulario creado o, lo que es lo mismo, cambiarlo a No Disponible, para poder realizar el paso indicado en el párrafo anterior.

 

- Sin embargo, los campos correspondientes a COMENTARIOS, así como los VÍNCULOS, pueden modificarse, sea cual sea el estado del Documento.

 

- El Árbol de Documentos, puede expandirse o comprimirse, utilizando el icono ÁREAS situado en la parte superior izquierda. Pulsando doble clic se contrae o expande el árbol para mostrar las Áreas y todas las Referencias.

 

- También puede seleccionarse una única área y con los signos + o – ampliar o reducir los diferentes niveles.

 

- Desde este módulo es posible crear una nueva área sin necesidad de ir a la opción correspondiente de Áreas. Esto se realiza situando el cursor en Áreas y presionando el botón Nueva que le lleva al formulario de ÁREAS para darla de alta.

 

NOTA: El fichero de ejemplo contiene muchas áreas y documentos y, evidentemente, no todas son aplicables a todas las Firmas. Por esta razón, aquellos procedimientos o documentos no aplicables a un Despacho deben de estar como No Disponibles.

 

- Numeración y Ordenación Posterior de Las Referencias

 

Dado el carácter de texto de los códigos de referencia, la ordenación en pantalla, puede crear algunos problemas aparentes como por ejemplo si establecemos referencia A1, A2, A3, A10, esta última referencia A10, aparecerá en pantalla justo después de la A1. La forma de evitar esta situación sería asignando a los primeros dígitos de la referencia, el 01, para que al asignar A01, A03, A10, la aplicación mantenga este mismo orden evitando la confusión visual mencionada.

 

 

Listados

 

 

·         En el listado se pueden elegir las siguientes opciones:

 

·         Listado completo o de un área concreta

 

·         Solo Documentos Disponibles o todos

 

·         Con o sin descripciones

 

·         Con o sin información de ficheros vinculados.