Archivos y carpetas (3)

 

 

EL SGCC se divide en diferentes archivos donde almacenar los documentos.  Estos archivos, a su vez, disponen de carpetas. En el SGCC de ejemplo, éste se divide en dos carpetas:

 

·         Un Manual de Calidad de obligado cumplimiento para  toda la organización.

 

·         Formatos y Registros: Modelos de formularios, cuestionarios, plantillas y otros documentos que permitan al auditor dejar evidencia de su trabajo y del cumplimiento del SGCC. Se distinguen aquellos alojados en el Manual de calidad y aquellos que están en el Máster de auditoría de la Firma (ej. Master 1x de Gesia).

 

 

A su vez, el Manual de calidad contiene:

 

·         Manual de Procedimientos para los distintos procesos generales de la organización (Aceptación de clientes, personal, ejecución de los trabajos, etc.).

 

·         Manual Operativo que detalla las políticas y procedimientos de cómo llevar a cabo los trabajos de auditoría y donde se recogen los programas, cuestionarios, guías, el sistema de archivos, carpetas y referencias, revisión del trabajo, etc.

 

                      

 

 

Esta pantalla consta de dos partes esenciales:

 

Relación de los Archivos y de las Carpetas que contienen.

 

Descripción de todos aquellos aspectos que el auditor considere de interés y sea relevante de cada Archivo/Carpeta.

 

 

Manejo

 

 

Al igual que en Áreas, el programa no tiene ningún Archivo predefinido, por lo que deberán ser creados por el usuario, de acuerdo a su especial sistema de documentar los trabajos.

 

Antes de crear las Carpetas se ha de dar entrada a los Archivos:

 

- Supongamos que deseemos crear el ARCHIVO MANUAL DE CALIDAD.

 

- Me sitúo en la carpeta raíz ‘Archivos’

 

- Presionaremos el botón NUEVO y cumplimentaremos los datos solicitados en la pantalla siguiente:

 

 

 

Ejemplo:

 

1- Introduciremos el código identificativo del ARCHIVO (0MC) y su descripción MANUAL DE CALIDAD. Pulsando Aceptar se daría entrada al sistema.

 

2- Para dar de alta a las Carpetas y seleccionado el Archivo al que pertenezcan, daríamos al botón NUEVO, y procederemos de forma similar a la comentada para Archivos.

 

 

Listados

 

ARCHIVOS Y CARPETAS: Permite listar todos los que han sido dados de alta por el usuario

 

ARCHIVOS Y CARPETAS CON DESCRIPCIONES: Se incluyen los comentarios y textos incorporados a cada una de ellas.