El proceso que debe seguir la persona responsable de publicación del manual es el siguiente:

 

 

1)      Asegurarse de que todos los documentos se hayan adecuadamente registrados dentro del manual: Deben de estar verificados y aprobados, no pueden existir documentos verificados sin realizar o viceversa.

 

2)      Comprobar que se dispone de una llave con autorización para publicar.: Esto se hace mediante la opción del menú > Ayuda > Acerca de, y comprobando que en la pantalla aparece el siguiente texto:

 

 

3)      Publicar el Manual: Desde el menú Archivo elegimos la opción “Publicar Manual” y aparecerá la siguiente pantalla.

 

 

Para poder publicar deberemos rellenar la siguiente información:

 

 

(1) Fecha de publicación: Fecha a partir de la que se considera en vigor la nueva versión del Manual de Calidad.

 

(2) Publicado por: Persona con autoridad suficiente como para publicar. Debe de estar dado de alta en Parametrización > Personal.

 

(3) Versión: Número, letra o elemento que permita distinguir un Manual de otro (ej. 1, 2, 1.2, 1.32, A.1, A.2, etc.)

 

(4) Registro de cambios: Para poder distribuir la documentación es necesario documentar los cambios con respecto a la anterior versión. Por ejemplo, procedimientos que han cambiado, cual es el cambio, etc.)

 

Estos cambios se pueden hacer escribiendo directamente en el espacio habilitado para ello o, también se puede adjuntar un documento con los cambios mediante el hipervínculo habilitado al efecto.

 

 

4) Una vez rellenados estos campos, pulsamos aceptar y deberemos guardar un nuevo archivo de audiQ, esta vez con extensión ‘qal’ en lugar de ‘qat’ (‘qat’ es la extensión de archivos por defecto creada por audiQ).

 

Este archivo lo guardaremos en una carpeta a la que pueda tener acceso todo el personal de nuestra Firma o todo aquel al que vaya dirigido el Manual de Calidad.

 

El archivo publicado de extensión ‘qal’ es un archivo protegido y su contenido no puede ser modificado. En todo caso la carpeta donde esté alojado no puede ser de solo lectura ya que el programa crea archivos temporales que deben de poder escribirse en disco para que éste funcione correctamente.

 

 

NOTA: Este proceso crea una copia protegida del archivo de audiQ en el lugar público que se desee. Si existen carpetas con documentos vinculados al fichero de audiQ, éstas tendrán que ser copiadas manualmente a la nueva ubicación.