Parámetro

Descripción

Personal

Para incluir los datos identificativos del personal que forma parte del equipo de auditoría.

Grupos

Los Grupos Contables, también denominados Masas, representan diferentes agrupaciones de cuentas con sus saldos, a fin de obtener información clasificada que aporte una amplia visión sobre las cuentas auditadas, y facilite la obtención de determinados ratios.

Estos grupos, determinados por el programa, pueden ser modificados por el usuario. Por ejemplo, para el Balance y dentro de éste, para Activo, podrían abrirse los siguientes Grupos:

Acciones pendientes de desembolso

Inmovilizado

Gastos a Distribuir

Activo Circulante

Una de sus principales prestaciones, como se verá más adelante, es la de permitir plasmar conclusiones de auditoría por Grupos.

Areas

Por AREAS o epígrafes, se entiende la forma en que el auditor organiza y agrupa las diferentes cuentas para ser tratadas en el proceso de revisión.

Las Areas permiten estructurar de una forma lógica, los diferentes papeles y programas. Obviamente, las referencias se basarán en dichas áreas.

Las conclusiones alcanzadas por el auditor se referirán a dichas áreas.

Cada despacho o firma de auditoría adoptará la estructura de Areas que más se adapte a su metodología de trabajo. No existe un esquema standard, si bien lo más normal es utilizar un sistema alfabético en el que una o varias letras, identifiquen diferentes Areas.

Archivos

Una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico.

Una forma ya clásica de clasificar los diferentes archivos se basa en el tipo de documentación que contienen y, en concreto, respecto a su relación con la auditoría corriente, o su utilización en auditorías posteriores.

Dos grandes tipos:

El archivo permanente de papeles de trabajo es un conjunto coherente de documentación, conteniendo información de interés permanente y susceptible de tener incidencia en auditorías

El archivo de papeles de trabajo del ejercicio es un conjunto coherente de documentación, conteniendo información relativa a las cuentas anuales sujetas a auditoría en el ejercicio en cuestión.

Este último  tipo de archivo correspondiente al ejercicio, suele adoptar la denominación de corriente, e incluso en algunos casos, dará lugar a dos tipos de subarchivos:

El que recoge las pruebas y evidencias del trabajo realizado sobre cada una de las áreas, y que suele asumir el nombre de Corriente. Archivo que lógicamente se organiza por áreas.

El que contiene los aspectos más relevantes de la auditoría, así como aquellos otros que por su propia naturaleza,  no son susceptibles de asignarse a un área concreta. Su organización se lleva a cabo en función de los temas a los que se refiera cada documento. Archivo al que es frecuente denominar como General.

Los archivos, cualquiera de los anteriormente mencionados, se organizan por carpetas o secciones. Un ejemplo de ello podría ser la carpeta de Aspectos Legales del Permanente, que contendrá toda la documentación o información legal relevante de la empresa tal como: Escrituras de Constitución, Ampliaciones de Capital, Estatutos, etc.

Referencias

Sistema aplicado por todos los auditores permitiendo identificar los diferentes papeles de trabajo para su posterior archivo, organización y localización. GESIA  contempla también la posibilidad de efectuar referencias cruzadas entre los diferentes tipos de papeles abiertos en el programa.

La forma de organizar las referencias es privativa de cada despacho o firma de auditoría.

En la actualidad y dada la creciente utilización de medios informáticos en la realización de los trabajos de auditoría, los profesionales tienden a predefinir las referencias, se utilicen o no, en un trabajo concreto. Este hecho da lugar a lo que en GESIA se denomina “Referencias Disponibles y No Disponibles”.

REFERENCIAS DISPONIBLES:

Con GESIA es posible abrir referencias de cédulas, cualquiera que sea su clase. Sin embargo, puede darse el caso que una o varias de ellas no sean aplicables para una auditoría específica, y por lo tanto, no requieran ser controladas. La forma de identificar unas de otras es mediante el término “Disponibles”, entendiéndose por tales aquellas que van formar parte de los papeles de trabajo de la auditoría concreta sobre la que estemos actuando.

REFERENCIAS NO DISPONIBLES:

Aquellas que, por el contrario, han sido dadas de alta en el sistema, pero que no van a ser utilizadas en el trabajo concreto de auditoría.

La diferenciación entre un tipo de referencias u otro supone que el control y seguimiento de las mismas, únicamente afectará a  las denominadas cédulas DISPONIBLES.

También es importante distinguir los diferentes tipos de referencias en función del documento o cédula a la que se refiera, lo cual ya fue comentado en el capítulo de Términos y Conceptos.

Cédulas Contables: Aquellas cuyo contenido tiene relación directa con las cuentas y los respectivos saldos que el auditor haya introducido en la aplicación. Cédulas que a su vez pueden clasificarse en Cédulas Sumarias o Principales y Cédulas Auxiliares.

Referencias

Dentro de las denominadas Cédulas Contables, pueden existir dos tipos:

Sumarias o Principales, para reflejar en ellas las cuentas y saldos que el auditor haya verificado de forma conjunta y sobre las que se hayan aplicado determinados procedimientos de auditoría. En dichas cédulas se plasmarán los trabajos efectuados, los comentarios que el auditor considere necesario presentar y, sobre todo, las conclusiones alcanzadas.

Cédulas Auxiliares, hacen mención a aquellas que conteniendo cuentas y saldos contables, sirven de soporte a las Sumarias o Principales.

Cédulas de Documentación: Las que contienen información probatoria o explicativa de las Cédulas Contables. Para entender esta diferenciación basta con señalar algunos ejemplos como pueden ser, copias de documentación relevantes que el auditor considere necesario incluir en sus papeles de trabajo, escrituras de constitución, extractos bancarios, conciliaciones efectuadas por el cliente, o aquellos otros papeles confeccionados por el mismo auditor, como hojas de cálculo, documentos elaborados con procesador de texto, documentos conteniendo información, resúmenes, o simples cálculos relativos a una determinada área de trabajo.

Cédulas - Guías: El término general de Guías hace mención a todos aquellos papeles que se refieran a relaciones o listas de diferentes temas y cuestiones, como por ejemplo, los programas de trabajo, los cuestionarios, tanto de control interno como de control de calidad, recomendaciones, riesgos, etc..