Cuentas Anuales > Balance

INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

Las instrucciones de manejo de este módulo, a diferencia de otros, son sencillas en cuanto que las oportunidades del auditor para manipular su contenido sobre los diferentes formularios están muy limitadas, ya que la información base proviene de otros módulos.

 

La estructura del Balance de Situación que se presenta en pantalla proviene:

 

Del tipo de Cuentas Anuales, ya se trate de Normal o Abreviado.

Del Plan Contable seleccionado.

 

Ambos datos constan en la Apertura de la Auditoría, en concreto al cumplimentar el formulario de Nueva Auditoría, uno de cuyos puntos hace referencia al Plan Contable a utilizar.

 

Dicho plan no sólo contiene el número y denominación de las cuentas correspondientes sino, caso de seleccionarse, las asignaciones al Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Obviamente, en este caso el usuario no tendría que afectar las cuentas a los diferentes epígrafes, bastaría revisar lo realizado por el sistema y modificar aquellas cuentas que por el carácter del saldo, acreedor o deudor, estén indebidamente asignadas. 

 

La operativa a seguir para la asignación o desasignación de las cuentas a los diferentes epígrafes del Balance de Situación, es similar a la aplicable en el módulo de conclusiones por Grupos.

 

La asignación de las cuentas con el GESIA es tan sencilla como colocar un libro en una estantería. Basta con elegir la cuenta, el EPIGRAFE y hacer clic.

 

No se podrán asignar cuentas a aquellas secciones que posean epígrafes o desgloses, ya que actuarán como meros totalizadores. Por la misma razón, tampoco se podrán asignar cuentas a aquellos epígrafes que posean desgloses (La estructura del Balance tanto para el Activo como para el Pasivo se muestra en forma de casada, siendo las Secciones las líneas de color azul alineadas a la izquierda, los Epígrafes las líneas en negrita desplazadas hacia la derecha en un nivel inferior y como nivel inferior los Desgloses desplazados aún más a la derecha).

 

Supongamos que en el ejemplo de la pantalla mostrada anteriormente, deseamos asignar las cuentas del Inmovilizado.

 

 

Lo primero que haríamos es colocarnos con el ratón sobre el apartado de Inmovilizado Inmaterial, y dentro de éste en Terrenos y construcciones (primera cuenta abierta del Inmovilizado Inmaterial). La línea seleccionada toma el color amarillo, y la sección de Activo aparece en rojo indicándonos que la parte inferior de la pantalla de asignación de cuentas hace referencia al Activo.

 

A continuación, seleccionamos de la lista Cuentas sin Asignar, en este caso la cuenta 210, bien mediante la barra de desplazamiento o simplemente escribiendo 210 en el campo de Seleccionar Cuenta. También en este caso la línea con la cuenta presentará un color amarillo, tal y como aparece en la siguiente pantalla, así como el recuadro con las cuentas toma un color azul.

 

También se observa que al pasar de la parte superior a la inferior y al revés, los recuadros cambian del color azul al rojo, a fin de indicar con el color azul en qué posición nos encontramos y con el rojo a qué recuadro se hace referencia ya que ambas  partes (inferior y superior) están ligadas.

 

Seleccionado el apartado del Balance correspondiente (Activo o Pasivo) y la cuenta, basta con presionar el botón de asignación que se encuentra a la derecha de la sección de Cuentas sin Asignar. Al hacerlo, la cuenta con su saldo pasa a la parte derecha, para indicar que ha sido asignada, así como en la parte superior, el apartado de Terrenos y construcciones ha recogido el saldo, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

 

 

 

Las asignaciones pueden hacerse a los niveles de cuentas que corresponda en cada caso. Cuando se utiliza, por ejemplo, una de dos dígitos, las correspondientes a tres y cuatro, caso de estar abiertas a este nivel, desaparecen de la parte izquierda, mientras que en la derecha, dentro de Cuentas Asignadas únicamente figura la cuenta a dos dígitos.

 

Este proceso se ha de repetir con todas las cuentas, tanto de Activo como de Pasivo. Una vez terminada la asignación de cuentas, conviene revisar los signos que figuran tanto en el Activo como en el Pasivo. Por ejemplo, supongamos que por error se ha llevado una cuenta con saldo deudor a un epígrafe del Pasivo. A la derecha, en Cuentas Asignadas, al seleccionar la línea del Pasivo en la que se encuentra esa cuenta, mostrará el saldo entre paréntesis para indicar que su saldo es deudor.

 

Para corregir este  tipo de error, basta con repetir el proceso anterior pero al revés, es decir, situarnos en la parte inferior derecha de la pantalla, y presionar el botón Desasignar. En este caso, y a diferencia de lo comentado anteriormente, basta con seleccionar la cuenta y el sistema la situará de nuevo a la izquierda y modificando el saldo del epígrafe del balance al que estaba imputada.

 

Una vez asignadas las cuentas, la pantalla mostrará el siguiente aspecto:

 

 

Un detalle que se observa en la pantalla anterior es la referencia al año en curso, que en este caso es N. Si pulsamos el menú desplegable mediante la flecha de la derecha del campo Año, se observa en el ejemplo que aparece el ejercicio N-1. Ello se debe a que al introducir los saldos de las cuentas del ejercicio (por medio de la pantalla Introducción de Saldos y Cuentas) se han introducido los saldos del año precedente.

 

Al crear el Balance con la asignación hecha para las cuentas y saldos del ejercicio de la auditoría, es decir, N, Gesia asigna las mismas cuentas a la misma estructura de Balance con los saldos del ejercicio precedente, es decir, N-1.

 

Este proceso evita volver a montar el balance para el ejercicio anterior, sin embargo conviene revisar los signos de las cuentas, ya que puede darse el caso, bastante frecuente que una cuenta tenga saldo deudor en un año, y acreedor en otro. Para corregirlo, bastará con desasignar la cuenta del epígrafe donde estaba y hacerlo al que corresponde en función de su signo.

 

Como el proceso de creación del Balance del año anterior es un automatismo, tiene ciertas restricciones:

 

Una vez asignada una cuenta a una sección, epígrafe o desglose, si la desasignamos en el ejercicio de la auditoría, esta designación no se efectuará automáticamente en el año precedente.

Una vez realizada toda la asignación de cuentas en el ejercicio de la auditoría, el usuario podrá realizar cualquier asignación o desasignación en el Balance del año anterior sin temor alguno a que se modifique el Balance del ejercicio auditado.

Si la auditoría se creó como recurrente de otra auditoría y se traspasó el Balance, observaremos que la asignación de las cuentas nos vendrá dada. El auditor sólo deberá verificar que las cuentas están correctamente asignadas en el ejercicio de la auditoría.

Si en el ejercicio actual se ha introducido una nueva cuenta, ésta aparecerá desasignada, por lo tanto al realizar su asignación  en la auditoría actual, también se realizará en el ejercicio anterior.

Ya que el auditor puede crear tantas auditorías recurrentes como quiera, a partir de una auditoría inicial, Gesia permite presentar todos los Balances de las auditorías anteriores. Pero todos los automatismos y modificaciones aquí descritos, sólo afectarán a los ejercicios actual y anterior.

 

Para volver al ejercicio auditado basta con seleccionarlo en el campo de Año.