INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

Dentro del Módulo de Parametrización, la Opción Referencias es la más compleja. Su especial importancia radica en que a partir de las referencias abiertas y en función de la calificación que se atribuya de Disponibles o No disponibles, se lleva a cabo el control sobre la integridad y avance de los trabajos de auditoría a realizar por los responsables de los mismos.

 

Al igual que se ha comentado al tratar las Áreas, es del todo punto aconsejable el estudiar o replantear el sistema de referenciación utilizado en cada despacho o firma de auditoría, antes de proceder a darlo de alta en GESIA.

 

Al igual que ocurre con Áreas y Archivos y Carpetas, la aplicación no predefine ninguna referencia por entender que es privativo de cada usuario el establecer su particular esquema de referencias.

Las Referencias, tal y como se ha definido en los capítulos anteriores, se basan en un sistema alfanumérico, por lo que han de contener una o varias letras.

 

El sistema de referenciación clásico consiste en asignar una sola letra para las referencias correspondientes a las cuentas de Activo y dos letras para las de Pasivo. Sin embargo, GESIA ha sido diseñado para adaptarse a cualquier sistema de referenciación, con la salvedad indicada anteriormente respecto al carácter alfanumérico de las mismas.

 

- Para dar de alta a una Referencia, se ha de situar el cursor siempre sobre cualquiera de las ya definidas en la opción de ÁREAS, y que aparecen en la parte izquierda de la pantalla como se muestra en el siguiente gráfico:

- Situándonos sobre un área, bastará con pulsar el botón NUEVO y aparecerá el siguiente formulario:

 

- Los datos a dar entrada son los siguientes:

 

1.- Número o letra de la Referencia, a partir del código del Área sobre la que nos hemos situado. (Máximo 4 dígitos)

 

2.- La Descripción de la misma o, dicho de otra manera, el nombre que identificará a dicha Referencia y la clase de la misma.

 

3.- La Clase de Referencia de que se trate, que únicamente puede ser cualquiera de las tres que aparecen en el Menú Desplegable, CONTABLES, GUIAS y DOCUMENTACION.

 

4.- En el caso de pulsar GUIAS, aparecerán sus diferentes tipos, tal y como se detalla a continuación.

- Una vez creada una Cédula o Referencia, podremos completar los restantes datos de la misma que figuran en la parte derecha de la pantalla:

               

 

 

 

Campos	Descripción
Archivo	Para indicar dónde se guardará la Referencia.
Carpeta	Para señalar la Carpeta o Sección donde se ubicará  el documento al que corresponde la Referencia en concreto.
Documentación	Dos campos para señalar los posibles vínculos con otros Archivos.
Comentario	Para reseñar cuanta información sea necesaria incluir para que el equipo de auditores pueda conocer y consultar fácilmente, no sólo las cuentas contables a incluir en esta Referencia, sino también, los criterios de valoración o principios que le puedan ser aplicables.
Disponible	Un campo de especial relevancia en esta opción de Referencias es el de la Disponibilidad de las mismas.

 

 

- Para vincular una referencia, basta con presionar sobre el icono situado a la derecha y seleccionar el fichero que queremos relacionar, lo que permitirá, haciendo doble clic sobre el campo, abrirlo directamente desde GESIA sin necesidad de salir del programa.

 

- Por Disponible se entiende aquella Referencia que va a ser utilizada en el proceso de auditoría y que, por lo tanto, es susceptible de realización y verificación por el equipo de auditores.

 

- Cuando se da de alta a una Cédula o Referencia, por defecto, el campo Disponibilidad está vacío, cambiando al hacer un clic sobre el mismo y apareciendo de forma inmediata una “D” en rojo a la izquierda de la referencia para indicar que dicha cédula tiene carácter de Disponible.

 

- La disponibilidad de la referencia o cédula supone la creación automática del formulario correspondiente. Para comprobarlo basta con hacer doble clic sobre cualquiera de las referencias disponibles, y aparecerá en pantalla la cédula concreta que hayamos creado, ya se trate de una cédula Contable, Documentación o Guía. Lógicamente, estas cédulas estarán vacías, a excepción de las cabeceras identificando el Código, Nombre y Tipo de Cédula.

 

- A medida que se creen nuevas Referencias para cada Área, y éstas tengan el carácter de contable, el sistema presumirá que se trata de cédulas Sumarias o Principales. Quiere esto decir que dichas cédulas deberán contener los aspectos más significativos del área o de las cuentas más relevantes de ésta, a partir de las cuales, colgarán las restantes cédulas auxiliares, que servirán de soporte y documentación probatorias de la cédula sumaria.

 

- Lo anterior tiene especial importancia ya que para crear un árbol lógico de referencias, deberemos seguir las siguientes pautas:

 

AREA

CEDULAS PRINCIPALES

CEDULAS AUXILIARES

 

- Existe otro tipo de cédulas que sin ser auxiliares, forman parte del Área, como pudieran ser las correspondientes a los Programas de Trabajo, Recomendaciones, Circularización, Control Interno, etc... Estas últimas referencias no tienen porqué colocarse debajo de las cédulas principales, sino que pueden estar al mismo nivel que éstas, ya que al no tener el carácter de contable no tienen la obligación de seguir el esquema anteriormente citado.

 

- Para comprender lo anteriormente expuesto, se puede observar la estructura presentada en el siguiente gráfico, respecto al área de Tesorería.

 

 

- Para dotar al módulo de Referencias de mayor flexibilidad, el usuario podrá establecer como No Disponible la Referencia seleccionada y todas las Referencias Auxiliares que de ella dependan. El mismo procedimiento realizará para la eliminación de las Referencias No disponibles y Referencias Auxiliares que de ella dependan.

 

Si deseamos deshabilitar una rama de Referencias Disponibles, desde el módulo de Parametrización à Referencias, seleccionaremos la Referencia deseada y pulsaremos el icono Eliminar .

 

 

A continuación el programa le avisará de las Referencias Disponibles Auxiliares, si las tuviera, y le pedirá confirmación para establecerlas también como No Disponibles.

 

 

En ocasiones, el programa no podrá establecer una Referencia como No Disponible. En esos casos, el sistema, a través de mensajes, indicará el motivo de la imposibilidad para establecerlo.

 

 

 

 

Así mismo, una vez establecida como No Disponible una Rama de Referencias, presionando de nuevo el botón Eliminar, y previa confirmación, se eliminará totalmente la Referencia seleccionada y las Referencias Auxiliares que de ella dependan.

 

 

 

 

 

- También puede darse el caso que queramos cambiar la clase de una referencia, por ejemplo de Documentación a Guías. La forma de hacerlo dependerá de:

 

- Que la Cédula o Referencia sea No Disponible. En este caso basta con situarse en la casilla CLASE y modificar el Tipo de Referencia, por ejemplo, Guía.

 

- Que la Cédula o Referencia sea Disponible. Para su modificación, deberá eliminarse previamente el formulario creado o, lo que es lo mismo, cambiarlo a No Disponible, para poder realizar el paso indicado en el párrafo anterior.

 

- Sin embargo, los campos correspondientes a COMENTARIOS, así como los VÍNCULOS,  pueden modificarse, sea cual sea el estado de la Referencia.

 

- Respecto al campo COMENTARIOS, se aconseja se utilice para indicar a los restantes miembros del equipo de auditoría sobre las especiales características, cuidados o contenidos a tener en cuenta sobre cada  Referencia.

- El Árbol de Referencias, puede expandirse o comprimirse, utilizando el icono AREAS situado en la parte superior izquierda. Pulsando doble clic se contrae o expande el árbol para mostrar las Áreas y todas las Referencias.

 

- También puede seleccionarse una única área y con los signos + o –  ampliar o reducir los diferentes niveles.

 

- Desde este módulo es posible crear una nueva área sin necesidad de ir a la opción correspondiente de Áreas. Esto se realiza  situando el cursor en Áreas y presionando el botón Nueva que le lleva al formulario de ÁREAS para darla de alta.

 

 

Se ha de advertir al usuario que una forma de reducir drásticamente los tiempos invertidos en la documentación de los trabajos consiste en establecer un esquema lo suficientemente amplio y relacionado (referencias cruzadas), que evite el tedioso trabajo de colocar las referencias en los papeles de auditoría.

 

Desde luego, no todas las referencias que podemos crear son aplicables a todas las auditorías del despacho, sin embargo, mediante la opción de considerarlas como No Disponibles, GESIA permite crear un master amplio y adaptarlo a cada auditoría concreta suprimiendo las que no sean aplicables y que en la jerga utilizada en este programa tendrán la consideración de No Disponibles.