INSTRUCCIONES DE MANEJO

Introducción del primer asiento

Para crear el primer asiento de modificación, o cualquier otro posterior, estando situados en esta pantalla, seleccionaremos el botón de NUEVO que abrirá la siguiente pantalla:

Cualquier cambio sobre los campos del asiento seleccionado será interpretado por el sistema como una modificación y por lo tanto el Ajuste / Reclasificación se coloca en situación de edición, hecho que se observa en el diferente color que adopte el Icono GUARDAR que pasa del tono gris, de asiento guardado, al color rojo, que se ha de interpretar como que el asiento ha sido modificado y por lo tanto debe ser guardado si se desea salvar los cambios.

*Campos*	*Descripción*

Número	Como puede observarse, aparece un 1 al tratarse del primer asiento.

Fecha	Figurará la correspondiente a la del cierre contable o la del preliminar, si estuviéramos trabajando con esta opción. No obstante, podrá cambiarse por otra, siempre y cuando se encuentre dentro del ejercicio auditado que hemos definido en Datos de Auditoría. Si introducimos una fecha correspondiente a un ejercicio anterior o posterior al que estamos auditando, el sistema presentará el siguiente mensaje de error:

Descripción	En este campo el cursor aparece con un pequeño parpadeo esperando la introducción del texto identificativo del asiento en función de su naturaleza o motivo.

Ejemplo: Supongamos el ejemplo de un asiento de ajuste correspondiente a una mayor amortización del Inmovilizado Material, de importe 85.000 euros, al no registrar la amortización de la maquinaria adquirida durante el ejercicio auditado.

*Campos*	*Descripción*

Descripción	En este caso el texto a incluir en la descripción podría ser la siguiente: Omisión amortización maquinaria.

	Para desplazarnos al siguiente campo, basta con presionar ENTER o la tecla de TABULACION.

Clase	Permite seleccionar el tipo de cédula en la que conste la información relativa al asiento que queramos introducir. Campo que no es obligatorio y que en muchos casos será omitido por el auditor. Sin embargo, es recomendable que cuando se disponga de los documentos probatorios de los asientos, se haga referencia a ellos en el propio asiento para facilitar su localización.

	En la parte derecha del campo de Clase, aparece una flecha con un menú desplegable con los tres diferentes tipos de cédulas contempladas en el sistema, es decir: Contable, Guías y Documentación.

	En el siguiente campo y en función de la clase de cédula seleccionada, aparecerán las diferentes referencias disponibles.

Ejemplo: El caso anterior, supongamos que se encuentra en un documento contable GD)1 en el que se analizó la amortización del Inmovilizado Material (682).

Como se puede apreciar, al seleccionar Contable en CLASE, las referencias que se despliegan en el siguiente campo, pertenecen a la categoría de Contables. Ello nos permite mediante la barra de desplazamiento, seleccionar aquella a la que, como nos ocupa en este caso, hace mención a la cédula de Dotación Amortización Inmovilizado Material GD)1.

*Campos*		*Descripción*

Clase		En el supuesto que el documento al que referenciar no se encuentre disponible en el sistema, bien porque expresamente no se ha abierto o porque simplemente se trata de un documento preparado por el cliente o por el propio auditor, podrá anotarse en este campo, sin pasar por el campo Clase.

		Solamente podrá cumplimentarse este campo con referencias libres, es decir, no dadas de alta en Parametrización, cuando el campo de Clase este vacío. En el supuesto de que por error, se haya marcado con una determinada Clase o Categoría, bastará con eliminarla presionando la tecla SUPRIMIR.

Tipo		En este campo aparece por defecto la letra A de Ajustes, siendo posible modificarla por la letra R de Reclasificación al presionar el menú desplegable que se encuentra a la derecha de dicho campo.

		En el caso que nos ocupa y siguiendo el criterio de considerar los ajustes como los asientos que modifican el resultado de la empresa, mantendríamos la letra A.

Aprobado No Aprobado		Permite establecer el diferente estado de dicho asiento, de forma que si con el ratón se presiona dicho campo, significará que el asiento de modificación ha sido aprobado por el cliente, y en caso contrario, tendrá la consideración de NO APROBADO y por lo tanto, no afectará a los saldos de las cuentas objeto de la auditoría.

		Supongamos que en el ejemplo anterior, el ajuste ha sido ya discutido con el cliente y acepta modificar sus saldos con dicho asiento de corrección. Al pulsar con el ratón sobre el campo Aprobado, éste quedará marcado como se aprecia en la figura.


*Campos*		*Descripción*

Aprobado No Aprobado		Una vez introducida la información de cabecera, se pasará al campo de Cuenta en el que deberá indicarse (CAMPO OBLIGATORIO) la cuenta concreta sobre la que deseemos efectuar la modificación, que en el caso anterior será la 682.

		Pueden darse las siguientes situaciones:

		QUE LA CUENTA ESTÉ ABIERTA: En este caso al presionar Enter o con Tabulación, irá al siguiente campo. QUE LA CUENTA NO ESTÉ ABIERTA: El sistema presentará el siguiente mensaje:

		Para solucionar el problema, y sin salir de ajustes, se iría al Módulo de Introducción de Cuentas, para dar de alta la cuenta.

		QUE LA CUENTA TENGA UN DESARROLLO SUPERIOR.: Por ejemplo en el caso de la amortización acumulada de maquinaria, que hubiéramos dado de alta y entrada a los saldos del cliente a cuatro dígitos. Al introducir la cuenta 282 nos avisaría con el siguiente mensaje de error.

	*Campos*		*Descripción*

	Aprobado No Aprobado		Para solucionar el problema bastará con teclear la cuenta correcta, es decir la 2823.

			Introducida la cuenta correctamente, el campo de concepto se rellena automáticamente con la información del campo de DESCRIPCION, no obstante y siempre que así lo considere necesario el auditor, puede modificar dicho texto con aquel otro que identifique de forma más adecuada el apunte.

	Contrapartida		Permite incluir la cuenta contra la que se va a realizar el apunte concreto. Las restricciones respecto al número de dígitos de la cuenta CONTRAPARTIDA son las mismas que las señaladas en el campo de CUENTA, por lo tanto cualquier error respecto al nivel de las cuentas utilizadas o su no existencia en las Cuentas, presentará el correspondiente mensaje de error. No obstante este campo no es obligatorio. Su ventaja fundamental consiste en permitir cruzar el apunte en aquellos asientos sencillos que consten de dos apuntes.

			En el ejemplo anterior, la contrapartida a la cuenta de gasto 682, sería la 2823.

			Para la introducción del importe de cada apunte, se han habilitado dos campos, uno de DEBE y otro de HABER, en función de su signo de afectación de cada apunte, deudor o acreedor, que en el ejemplo antes citado y respecto a la cuenta 682, anotaríamos en la columna de DEBE, el importe de 85.000 euros.

			Como es lógico únicamente podrá cumplimentarse uno de los dos campos. En el supuesto de que por error, lo hayamos hecho en el de DEBE cuando lo correcto debería ser sobre el de HABER, se puede colocar simplemente en el campo de HABER, teclear el importe y automáticamente, el número incorrecto del DEBE se sustituye por un 0.


	*Campos*		*Descripción*

	Clase Referencia		Funcionan de la misma forma que la ya comentada anteriormente.

			Estos campos permiten al auditor referenciar a una cédula o cualquier tipo de documento del apunte concreto que esté introduciendo. En el caso que la referencia sea la misma que la indicada en la parte superior y que corresponde a todo el asiento de modificación, los campos de CLASE y REFERENCIA en el apunte serán los mismos que las del asiento.

			Con los datos anteriores, el primer apunte del asiento de Ajuste 1, sería el siguiente:


			Si se ha introducido la contrapartida, como en el caso de la imagen anterior, y deseamos efectuar el apunte contrario, bastará con presionar en la barra de herramientas el botón de CRUZAR APUNTE.

			Automáticamente efectúa el apunte cruzado tal y como aparece en la siguiente ilustración:


			Para introducir nuevos apuntes, bastará con situarse en el campo de CUENTAS en la línea de color amarillo que se habilita al término de la introducción de cada uno de los apuntes.

			Si se desea eliminar un apunte, bastará con presionar en la barra de herramientas el botón de ELIMINAR LINEA.

			Si por el contrario, quisiéramos introducir un nuevo apunte entre otros ya registrados, bastará situarnos en aquel sobre el que se desee añadir el nuevo apunte y pulsar el icono de Insertar Línea.

			Por último, el sistema permite duplicar apuntes para aquellos cuya estructura es la misma y lo único que varía es el concepto, el importe o ambos.

			A medida que se introduzcan nuevos apuntes, en la parte inferior aparecerán los totalizadores DEBE y HABER con las sumas de ambas columnas, así como el descuadre, si lo hubiera, o el número 0 en el caso de que el asiento esté cuadrado.

Asientos Descuadrados

El sistema permite crear asientos no cuadrados que pueden ser útiles cuando el auditor no ha terminado un procedimiento y desea anotar los ajustes o reclasificaciones que considere deben de incluirse en los libros del cliente. Hasta la finalización de sus pruebas puede anotar dichos asientos de modificación, sin embargo y como es lógico no podrá darlos como APROBADOS hasta que finalizado el análisis complete el asiento y cuadre los totales de DEBE y HABER.

Los asientos descuadrados se detectan por GESIA de dos formas:

Al grabar el asiento:

Cuando aparezca, en la relación de Ajustes y Reclasificaciones, en el campo Descuadre, el importe correspondiente a dicho descuadre:

En la parte inferior de Comentarios, el auditor podrá escribir como si se tratara de un editor de texto, todos aquellos comentarios que considere necesarios para explicar debidamente los motivos que han dado lugar a este asiento de modificación.

Una vez cumplimentados todos los campos, de acuerdo a las instrucciones antedichas, el asiento de ajuste número 1, sería el que se presenta en la siguiente imagen.

Para grabar el asiento anterior, se deberá pulsar sobre el botón Guardar, que mientras se encuentra el formulario en modo de Edición, es decir introduciendo o modificando datos, aparecerá en color rojo.

Para salir de este módulo, bastará con presionar el icono identificativo del mismo, situado en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccionar Cerrar, o bien haciendo doble clic sobre el mismo. Con este método se cierra es el ajuste que aparece en la pantalla.

Si por el contrario hubiera varios ajustes abiertos, presionando el símbolo de cerrar, nos traslada a la pantalla de relación de ajustes.

En el caso de que por error no se haya grabado el asiento e intentamos cerrar la pantalla, el sistema presentará el siguiente mensaje.

Modificación ajustes y reclasificaciones

Una vez efectuado un ajuste o reclasificación, si se desea modificar cualquiera de sus datos, bastará con seleccionarlo en la pantalla de relación de ajustes y reclasificaciones con un doble clic del ratón, lo que nos situará sobre el asiento que queremos cambiar o en su caso anular.

Eliminar un asiento

Cualquier Ajuste o Reclasificación es susceptible de ser eliminado aunque para ello se han de tomar las siguientes medidas en función del estado en que se encuentre:

Asientos No Aprobados

En este caso y dado que los saldos de las cuentas del asiento no han sido modificados al tratarse de asientos no aceptados, bastará con presionar el Icono ELIMINAR y al hacerlo, se presenta en pantalla un mensaje informando al usuario de lo que va a hacer y deberá seleccionar entre SI o NO, si continúa con la decisión de eliminar el asiento.

Aprobados

Como quiera que los saldos de las cuentas contenidas en el asiento, ya han sido modificados por el asiento, deberá retrotraerse este efecto mediante el cambio de estado de asiento de APROBADO a NO-APROBADO. Para ello bastará pulsar con el ratón en el campo de aprobado y grabar el asiento. Al hacerlo, las cuentas se modifican al desaparecer este asiento y por lo tanto, puede eliminarse el asiento. Caso de intentar borrar un asiento aprobado, el mensaje sería el siguiente:

Alertas sobre la Importancia Relativa (módulo opcional)

Durante la realización de los ajustes o reclasificaciones (No Aprobados) el sistema comprobará los importes introducidos con el Error Tolerable por Áreas (de la Fase seleccionada), obtenido del módulo de Importancia Relativa.

Dependiendo del estado en el que se encuentre la Fase del citado módulo, pueden darse las siguientes situaciones:

- Estado de la Fase ROJA o NARANJA (Módulo I.R. con los datos sin Validar)

No se muestra ninguna Alerta.

- Estado de la Fase VERDE (Módulo I.R. con los datos Validados)

Sí se muestran las Alertas.

Las Alertas que ofrece la Importancia Relativa en este apartado son las siguientes:

- Cuentas sin E.T.

Hay cuentas en el Ajuste que no pueden compararse con su correspondiente Error Tolerable.

Marcando la casilla Ver, el sistema mostrará en color Rojo las cuentas que no dispongan del E.T.

Las cuentas pueden presentar este estado por cualquiera de los siguientes motivos:

MOTIVO	SOLUCION

La Cuenta no está asignada a una Cédula Principal.	Asigne la Cuenta a una Cédula Principal.

Su Cédula Principal pertenece a un Area que se encuentra No Disponible en el módulo de I.R.	En Parametrización IR marque el Área como Disponible.

No está asignada en las Cuentas Anuales (Balance o PyG).	Asigne la Cuenta a las Cuentas Anuales (Balance o PyG).

- Algún Apt. Supera el E.T.

Hay Cuentas cuyo importe supera el E.T.

Marcando la casilla Ver, el sistema mostrará en color Rojo las Cuentas que superen el E.T.

Si lo desea puede verificar las Cuentas que superan el E.T. en el apartado Resumen I.R.

SUGERENCIA

En cualquier caso, durante la introducción de los Ajustes y Reclasificaciones el Usuario podrá consultar las Sugerencias que sobre el módulo de IR se han incorporado. Basta con hacer doble clic sobre el icono de Sugerencias para que se muestre la siguiente pantalla.