Apertura y Datos de Auditoría > Nueva auditoría

INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

 

Cuando hacemos clic sobre el menú Archivo, (Barra de Menús), y seleccionamos Nuevo aparecen las tres siguientes opciones:

 

 

Al seleccionar la primera de ellas, Nueva Auditoría, se muestra la siguiente pantalla.

 

 

El cursor se encuentra situado en el campo...

 

Razón Social. En el que se escribirá el nombre de la empresa sobre la que se realizará la nueva auditoría, o en caso de que se desee crear un master o modelo de auditoría, lo indicaríamos así (campo que es obligatorio; en caso contrario el sistema alertará de ello, ver Cuidados especiales).

 

Fechas. Campos también obligatorios y que hace mención a:

 

Período contable. La fecha del periodo contable corresponde al periodo sobre el cual se emitirá la opinión en el informe Final. Se ha de indicar el inicio de período. Al hacerlo, el sistema calcula el año natural y propone una fecha de cierre contable, como en el ejemplo de la pantalla siguiente.

 

 

Si en lugar de tratarse de un año natural fuera un ejercicio partido sería como el siguiente:

 

 

No siempre coincide el período contable con uno de doce meses. Por ejemplo en el caso de una empresa constituida a mitad de año y que cierra al 31 de diciembre. En este caso el período lógicamente sería:

 

 

Como se ha podido observar la forma de introducir las fechas es colocando el día, mes y año. Ante cualquier fecha errónea, el sistema solicitará su corrección no permitiendo saltar a un nuevo campo hasta subsanar el fallo.

 

Fecha Auditoría. En principio el sistema supondrá que la fecha de auditoría coincide con la de cierre; sin embargo puede modificarse por cualquier otra que elija el usuario, por ejemplo para el caso de revisiones a una fecha intermedia, siempre y cuando la fecha de auditoría se encuentre dentro del período contable definido anteriormente.

Si se quiere borrar una fecha para colocar otra basta con dar doble clic y una vez sombreado todo el campo, pulsar la tecla suprimir.

 

Antes de terminar con las fechas, indicar que se ha contemplado en  GESIA la posibilidad de efectuar auditorías de más de un ejercicio. Supongamos que nos solicitan efectuar un trabajo de revisión correspondiente a tres años (balance y los resultados trianuales). En este caso, bastante excepcional, indicaríamos que el período contable corresponde a los tres años.

 

Importación de Datos Generales. La cumplimentación de este campo dependerá de:

 

Si se desea crear una base de datos vacía con el fin de realizar una auditoría master o modelo en blanco para que posteriormente se utilice en otras auditorías. En este caso, al carecer de una base previa de la que tomar los datos generales, que es lo que se supone que hemos de crear, no se rellenará este campo.

Se desea importar la estructura y los datos de un master o de una auditoría ya realizada. Pulsaríamos en el icono de la derecha de la ventana, abriéndose el explorador de Windows para situarnos sobre el fichero correspondiente al master o auditoría de la que se van a importar los datos, tal y como aparece en el ejemplo de la pantalla siguiente. Seleccionado el fichero daría doble clic.

El fichero seleccionado aparece en el campo de Importación de Datos Generales.

 

Dígitos. Para establecer los niveles de información contable con la que trabajar. Dada la importancia de este tema conviene detenerse sobre la problemática de los dígitos

 

En primer lugar indicar que el acceso, cada vez más frecuente, a los ficheros contables de los clientes, permite importarlos, bien a programas de gestión de bases de datos como el ACCESS o a hojas de cálculo como el EXCEL, o como en el caso del GESIA a un programa de Auditoría.

Sin embargo puede que la información que se traspase sea excesiva e impida efectuar correctamente el trabajo.

 

Por otra parte las recientes Adaptaciones Sectoriales del Plan General de Contabilidad contemplan determinadas cuentas a cinco dígitos.

 

Ambas consideraciones han obligado a los diseñadores del GESIA a introducir un sistema flexible que permita por una parte el disponer de la información al máximo nivel y por otra el poder trabajar con unos niveles inferiores.

 

Para ilustrar lo comentado consideremos diferentes casos.

 

- Caso 1.  Se desea trabajar a un máximo de cuatro dígitos. Ello significa que el máximo nivel de las cuentas que introduzcamos, será a cuatro, lo cual no impide que otras lo estén a tres incluso a dos. Los ajustes y reclasificaciones se harán al máximo nivel con que se hayan abierto las cuentas. Dicho de otro modo, si unas lo han sido a tres dígitos, los asientos de modificación a realizar sobre ellas deberán realizarse obviamente a tres dígitos.

 

La pantalla sería la siguiente:

 

 

- Caso 2. Se desea trabajar a un máximo de cinco dígitos. La problemática sería la misma que en el caso anterior, y la pantalla se modificaría.

 

- Caso 3. Se desea trabajar a cinco dígitos pero disponer de información a siete. Supongamos que la empresa cliente opera con cuentas siete dígitos. Sin embargo no se desea introducir todas sus cuentas a ese nivel sino solamente aquellas que por su especial interés necesitemos disponer del máximo detalle, sin embargo a los efectos de trabajar con las cuentas queremos hacerlo a un nivel menos engorroso, por ejemplo, a un máximo de cinco dígitos.

 

En este caso no sería necesario introducir todas las cuentas a siete, ni siquiera dentro de una misma clase, ya que el sistema no las acumulará al siguiente nivel inferior.

 

La pantalla sería la siguiente:

 

 

- Caso 4. Se desea trabajar al máximo nivel utilizado por el cliente. En este caso se deberá:

 

1.- Introducir todas las cuentas al máximo nivel, por ejemplo los siete antes indicados.

 

2.- Realizar los asientos de modificación también al máximo nivel.

 

La pantalla mostraría el siguiente aspecto.

 

 

 

Nota. Cuando se importa datos de otro fichero, ya se trate de un master como de otra auditoría, la ventana para definir los dígitos se completará con los que utilice la fuente de donde vamos a traspasar los datos. Sin embargo estos pueden modificarse en el módulo de Datos Auditoría que se aborda en una sección posterior de este capítulo.

 

Tipo de trabajo. Campo meramente informativo que permite mostrar el trabajo a realizar. Al pulsar en el menú desplegable aparecen diferentes tipos que pueden ser elegidos o por el contrario introducir el que el usuario estime oportuno en función del alcance de la revisión o del objeto de la nueva auditoría.

 

 

Estructura del Balance y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Basta con seleccionar entre las dos que aparecen en el menú desplegable (Normal y Abreviado).

 

Estructuras que vendrán determinadas por el fichero del que tomemos los datos, no siendo posible cambiarlas en este proceso, sino en el Datos Auditoría que se describe en este mismo capítulo.

 

Tipo de Hipervínculos. Entre relativos o absolutos. Por defecto el sistema asigna el de relativos por considerar que será el más usado, sin embargo para aquellos que mantienen los ficheros en el mismo ordenador y trabajan con los mismos directorios, puede ser útil la elección de absolutos.

 

Separadores referencias. Las referencias tienen un sistema de codificación que permiten diferenciarlas según los niveles, y que se distinguen mediante los denominados separadores que pueden ser definidos por el usuario, sobre todo cuando se trata de crear un master o modelo de auditoría.

 

Los diferentes tipos de separadores que pueden utilizarse son los siguientes:

 

/

)

(

-

.

:

=

*

$

#

|

 

Cuando se importan los datos de otro fichero, los separadores serán los utilizados en la auditoría de la que partimos.

 

Si por el contrario no nos basamos en ninguna auditoría previa, y no cumplimentamos la definición de los separadores, el programa lo indicará antes de dar por terminado el proceso de creación de la Nueva Auditoría (ver cuidados especiales)

 

Con la información completada para la creación de una Nueva auditoría partiendo de un master previamente creado, la pantalla sería la siguiente.

 

 

El diferente tono de algunos campos, (dígitos, estructuras y separadores), indica que no es posible su modificación en este proceso al estar determinados por los utilizados por el fichero del que importamos los datos.

 

Una vez cumplimentada esta pantalla, se pulsaría sobre la solapa de Estructura Contable, o el botón de Siguiente que se encuentra en la parte inferior, para acceder al siguiente formulario:

 

 

La estructura contable que considera inicialmente la aplicación Gesia, es la contemplada en el Plan General de Contabilidad, estableciendo, por defecto, los siguientes Tipos de cuenta con la asignación de sus respectivos grupos de cuenta:

 

 

 

Los diferentes Tipos de Cuenta que establece la aplicación GESIA son los siguientes:

 

Balance:

 

Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 1, 2, 3, 4 y 5 como cuentas de Balance. El programa permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en los siguientes módulos del programa:

 

Cuentas Anuales à Balance

 

Estados Financieros à Balance de Situación y Balance de Situación Plurianual

 

Conclusiones à Resumen Grupos

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

Referencias Disponibles à Cédula Contable Principal y Cédula Contable  Auxiliar

 

Financiación à Estado de Flujos de Efectivo

 

Resultado:

 

Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 6 y 7        como cuentas de Resultado. El programa permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en los siguientes módulos del programa:

 

Cuentas Anuales                 à Cuenta de P y G y Cuenta de P y G Analítica

 

Estados Financieros à Cuenta de Explotación y Cuenta de Explotación Plurianual

 

Conclusiones à Resumen Grupos

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

Referencias Disponibles à Cédula Contable Principal y Cédula Contable Auxiliar

 

 

Explotación:

 

Se asignan las cuentas del grupo 08 como cuentas de Explotación. El programa sólo permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en el módulo de:

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

Otras:

Se asignan las cuentas del grupo 0 y 9 como Otras. El programa NO permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en ningún módulo de esta aplicación.

 

 

Tipo de Cuenta de Origen y Aplicación de Fondos:

 

El programa sólo permite incorporar las cuentas de BALANCE al tipo de cuenta de Origen y Aplicación de Fondos.

 

Financiación: Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 1 y 2 como cuentas de Financiación. El programa sólo permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en el Origen y Aplicación de Fondos à Financiación.

 

Circulante: Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 3,4 y 5 como cuentas de Movimiento Circulante. El programa sólo permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en el Origen y Aplicación de Fondos à Movimiento Circulante.

 

N/A: NO APLICABLE. Grupos de cuentas asignadas en la estructura contable como Cuentas de Balance, pero que no se asignan en el Origen y Aplicación de Fondos.

 

Para modificar la estructura contable establecida en el Tipo de Cuenta que afecta a las Cuentas de Balance, Resultado, Explotación u Otras, presionaremos el icono siguiente:

 

 

Al presionar dicho icono nos aparece el siguiente formulario:

 

 

En el campo Grupo de Cuenta seleccionaremos el grupo de cuenta al que se desee asignar el Tipo de Cuenta.

 

 

En el campo Tipo de Cuenta seleccionaremos el nuevo Tipo de cuenta que deseamos asignar al grupo de cuenta seleccionado.

 

 

Una vez seleccionados ambos campos, presionaremos el botón Aceptar para establecer los cambios en la estructura contable. Para que estos cambios se puedan realizar, ninguna de las cuentas pertenecientes al grupo de cuentas a modificar, puede estar asignada a los diferentes módulos en los que pudieran estar introducidas.

 

Si la asignación de un grupo de cuentas a un Tipo de Cuenta fuera satisfactoria, el programa nos lo confirmará.

 

 

Si la asignación no fuera posible, nos mostraría la imposibilidad de realizar el cambio y el motivo al que fuera debido.

 

 

Para modificar la estructura establecida en los Flujos de Efectivo, presionaremos el icono siguiente:

 

 

Al presionar dicho icono nos aparece el siguiente formulario:

 

 

En el campo Grupo de Cuenta seleccionaremos el grupo de cuenta al que se desee modificar el Tipo de Cuenta. Sólo se podrán seleccionar aquellas cuentas cuya estructura contable esté asignada a las cuentas de Balance.

 

 

En el campo Tipo de Cuenta seleccionaremos el nuevo Tipo de cuenta que deseamos asignar al grupo de cuenta seleccionado.

 

 

Una vez seleccionados ambos campos, presionaremos el botón Aceptar para establecer los cambios en la estructura de los Flujos de Efectivo. Para que estos cambios se puedan realizar, ninguna de las cuentas pertenecientes al grupo de cuentas a modificar, puede estar asignada al módulo de Flujos de Efectivo.

               

Si la asignación de un grupo de cuentas a un Tipo de Cuenta fuera satisfactoria, el programa nos lo confirmará.

 

 

Si la asignación no fuera posible, nos mostraría la imposibilidad de realizar el cambio y el motivo al que fuera debido.

 

 

 

El informe Flujos de Efectivo, precisa la introducción de la cuenta Tesorería para poder tener operativo dicho informe. Por defecto, el programa determina la cuenta de Tesorería del Plan General Contable “57”.

 

 

Si deseamos modificar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, pulsaremos el icono  y seleccionaremos la nueva Cuenta de Pérdidas y Ganancias que introduciremos en los Flujos de Efectivo para poder mostrar el informe Generación de Flujos de Efectivo.

 

 

Una vez cumplimentada esta pantalla, se pulsaría sobre la solapa de Datos Generales, o el botón de Siguiente que se encuentra en la parte inferior, para acceder al siguiente formulario:

 

 

Al presionar cualquier campo aparece a la derecha las instrucciones específicas para cada uno de ellos.

 

Obviamente cuando no se especifica ningún archivo del que importar los datos generales, esta pantalla estará inhabilitada.

 

La pantalla está dividida en cinco grandes secciones.

 

Parámetros. Conteniendo Personal, Áreas, Grupos y Archivos/carpetas.

 

Referencias. Para indicar qué tipo y qué información deseamos traspasar a la nueva auditoría.

 

Cuentas. Para importar la estructura de las cuentas de la auditoría origen, así como sus asignaciones a los diferentes módulos.

 

Familias de Revisión Analítica (R.A.) Para indicar si queremos importar las familias de Elementos de Revisión Analítica y qué parte de ellas nos interesa importar. Dividido en Descripciones y Comentarios.

 

Elementos de Revisión Analítica (R.A.). Para indicar si queremos importar los Elementos de Revisión Analítica y que parte de ellos. Dividido en 6 secciones: Referencias, Valoración por tramos, Valoración por Sector, Comentarios, Hipervínculos y Conclusiones.

 

Dada la cantidad de Datos Generales que se pueden traspasar a la nueva Auditoría, se ha incorporado una solapa más de Datos Generales donde se han incluido los referentes al módulo opcional de Importancia Relativa.

 

 

 

Cuando se complete esta pantalla, se pulsa la solapa de Moneda o el botón de Siguiente situado en la parte inferior, accediendo al formulario que se muestra en la siguiente pantalla.

 

 

 

El presente formulario permite al GESIA 2008 no sólo contemplar la problemática del EURO, sino la de cualquier otra moneda ya que es posible trabajar con una y emitir los informes en otra, basta establecer el tipo de cambio a aplicar.

 

La pantalla dispone de dos secciones, una, la de la izquierda en la que se indica la moneda a la que vamos a introducir los saldos y efectuar los asientos de modificación, y la de la derecha, la moneda a la que queremos convertir los informes de salida.

 

Como puede suponer el lector, es posible emitir los informes en otra moneda diferente al EURO, por ejemplo en dólares, siempre y cuando le indiquemos el operador (multiplicación o división) y el tipo de cambio a aplicar.

 

Caso de importarse los datos de otro fichero, esta pantalla contemplará las monedas definidas en aquél, sin embargo cuando no se importen los saldos, es posible cambiar la moneda contable y la de conversión sin problemas. Es más, si se desea no cumplimentar la de conversión, el sistema lo admitirá, la única información imprescindible se reduce a la moneda contable, es decir, aquella con la que va a operar el sistema.

 

Otro aspecto a tener en cuenta es la denominación de la unidad monetaria utilizada tanto contable como de conversión y que servirá para su inclusión en los diferentes informes económicos que se emitan.

 

Cumplimentada esta pantalla, se deberá pulsar Terminar. El proceso tarda unos segundos, dependiendo del equipo y de la ubicación de los ficheros ya que si se trabaja con el servidor, el sistema se ralentiza por la transmisión de información.

 

Finalizado el proceso el sistema solicita el nombre a asignar al fichero creado.

 

 

El cursor parpadea en la ventana de Nombre de Archivo.

 

En este punto es posible modificar el directorio en el que situar el nuevo fichero creado para la Nueva Auditoría.