Herramientas y Utilidades > Intercambio de Referencias

INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

Para acceder a cualquiera de las opciones de Intercambio de Referencias, es necesario tener seleccionada anteriormente una Referencia concreta, y posteriormente optaremos por cualquiera de las opciones que aparecen en el Menú Herramientas, Intercambio de Datos.

 

 

Las diferencias entre estas cuatro posibilidades han sido descritas en el apartado anterior de Convencionalismos Utilizados, no obstante se abordarán en detalle en las siguientes páginas.

 

 

SUSTITUIR REFERENCIA

 

Situándonos en la Referencia a sustituir, bien desde el módulo de Parametrización – Referencias, bien desde el módulo Referencias Disponibles, o directamente desde una referencia (cédula, guía, documentación), elegiremos en el menú Herramientas, la opción Sustituir Referencia.

 

 

Supongamos que deseamos sustituir la referencia A/P (Programa de trabajo del área de Tesorería) por el existente en el fichero del MÁSTER AUDINFOR, tal y como aparece en la siguiente pantalla:

 

 

Cuando se presiona la opción de Sustituir Referencia, el programa solicita la selección de fichero de auditoría del que vamos a intercambiar dicha referencia, que en el ejemplo mostrado en la siguiente pantalla es GOTHAM 11.GS3

 

 

Una vez seleccionado el fichero del que extraer la información de la referencia o cédula, aparece la siguiente pantalla presentando todas las referencias existentes en dicho fichero.

 

 

Pantalla que consta de dos solapas:

 

Selección de Referencias, elegimos la Referencia por la que deseamos sustituir.

Opciones de intercambio, elegimos dentro del tipo de referencia seleccionada, aquellos datos o campos que deseamos transferir.

 

En la parte superior se muestran las referencias que van a ser intercambiadas. En el campo Sustituir REFERENCIA, aparece la Referencia que teníamos seleccionada cuando hemos accedido al menú Sustituir Referencia del Menú Intercambio de datos. En el campo por se muestra la Referencia que la Sustituirá, este campo se irá modificando a medida que nos desplacemos por las diferentes Referencias que aparecen para ser seleccionadas.

 

 

Para facilitar la selección de la referencia a transferir, se han habilitado una serie de filtros, cuyo funcionamiento es similar al existente en el módulo Referencias Disponibles de GESIA.

 

Dependiendo del tipo de Referencia seleccionada para Sustituir, Contable, Guía o Documentación, podremos elegir los diferentes campos que contienen cada una de las Referencias para transferir dicha información. Si como en este caso, la Referencia seleccionada es contable, las solapas de Guías y Documentación no estarán activas.

 

Los datos que el usuario puede seleccionar de cada Referencia dependerán de su tipo, es decir, variarán según se trate de cédulas Contables, Guías o Documentación.

 

Al seleccionar cada opción, se amplía la información a transferir

 

Hipervínculos

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los Hipervínculos de las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

No será posible la transferencia si el tipo de Hipervínculos es diferente (absolutos o relativos).

Personal

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que figura en  las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas como personal que VERIFICA y REALIZA del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Realizado/Verificado

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la marca de trabajo REALIZADO / VERIFICADO que figura en  las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Descripción Referencia

 

 

 

 

 

 

Las descripciones son textos informativos del contenido o función de cada Referencia definida.

 

Seleccione esta opción si desea transferir la DESCRIPCION de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Cada tipo de Referencia permite seleccionar la información a transferir de cada una de ellas:

 

 

Los datos correspondientes a las cédulas contables susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:

 

Estructura

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la Estructura de Cuentas y totalizadores de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Referencias

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las Referencias ubicadas en la estructura de cuentas de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Textos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los TEXTOS, comentarios o conclusiones de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Al provenir los textos de una auditoría distinta, los comentarios, conclusiones, etc., pueden no ser aplicables en esta, razón por la cual se deberá revisar el contenido de los mismos para su anulación o modificación.

 

Respecto a las referencias de tipo Guías, los datos a sustituir se seleccionarían a través de las opciones que constan en la siguiente solapa.

 

 

Los datos correspondientes a las referencias tipo Guías susceptibles de ser sustituidos en la referencia son los siguientes:

 

Prioritarios

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la clasificación de puntos PRIORITARIOS o no, de cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Si  no selecciona esta opción los puntos transferidos serán todos prioritarios.

Puntos, Desgloses y Descripciones

 

 

 

 

Los campos PUNTOS, DESGLOSES Y DESCRIPCIONES de las diferentes GUIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida, no son optativos. Si seleccionamos alguna Guía para ser transferida estos campos deberán ser transferidos obligatoriamente.

Referencias

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las Referencias ubicadas en cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Realizado

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA  o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Respuestas

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las RESPUESTAS efectuadas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas  (Cuestionarios) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Valores

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los VALORES completados para cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas  (Cuestionarios) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Comentarios

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Hipervínculos

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVINCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Fecha

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las FECHAS atribuidas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Planning) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Riesgos

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los RIESGOS atribuidos a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Análisis de riesgos) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Área

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las AREAS a las que pertenecen cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Por último y para el caso de las referencias de Documentación, los datos a sustituir se seleccionarían a través de las opciones que constan en la siguiente solapa

 

 

Los datos correspondientes a las referencias de Documentación, susceptibles de ser sustituidos en una referencia son los siguientes:

 

Hipervínculos

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVINCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Personal

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA  o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida..

Comentarios

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Si algún campo de los diferentes tipos de Referencias no fuera seleccionado para sustituir, éste se quedará vacío.

 

Antes de dar por terminado el proceso, se debe de decidir el carácter de disponibilidad de la referencia a sustituir. Para hacerlo basta con seleccionar la opción correspondiente de la pantalla siguiente:

 

 

Esta opción asigna el carácter de disponibilidad a la referencia sustituida.

 

Todas Disponibles

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como DISPONIBLES.

Ninguna Disponible

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como NO DISPONIBLES.

Mantener Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas para transferir, mantengan su condición de DISPONIBILIDAD como en el fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

La condición de Disponibilidad será sustituida por la existente  originalmente siempre que ello fuera posible. (Si una referencia disponible tuviera referencias colgando de ella, aunque elijamos el atributo de No Disponible, esto no será posible, ya que anteriormente deberíamos haber procedido a la no disponibilidad de aquellas Referencias dependientes de la referencia a sustituir.)

 

Definida la referencia a Sustituir y la información que dentro de dicha referencia deseamos copiar, presionamos Terminar. Al hacerlo, y como medida de precaución, se presenta el siguiente mensaje recordando al usuario la conveniencia de realizar una copia de seguridad antes de continuar el proceso.

 

 

Una vez realizado con éxito el proceso de Intercambio (Sustituir Referencia), aparece el siguiente mensaje:

 

 

 

AÑADIR REFERENCIA

 

Los procedimientos y pasos a seguir para Añadir una Referencia, son similares a los descritos en el apartado anterior Sustituir una Referencia. Esta opción deberá ser seleccionada cuando se desea traspasar una única referencia no existente desde otro fichero de auditoría.

 

Para añadir una Referencia, debemos situarnos previamente en el área o en la referencia donde deseamos Añadir la Referencia. Dicho de otro modo, hemos de colocarnos en la parte del árbol de Referencias donde incorporar la nueva Referencia.

 

Supongamos que deseamos agregar una referencia contable, (A/1-1) no existente en la auditoría con la que estamos trabajando. Sabemos que dicha referencia contable existe en el Master de la empresa (o en una auditoría de trabajo concreta), en lugar de elaborarla de nuevo, utilizaremos la opción de Añadir Referencia del módulo Intercambio de datos. Para ello, nos situamos, dentro del Módulo de Parametrización-Referencias, sobre la referencia  o área donde deseamos colgar la Referencia aadir, tal y como se muestra en la pantalla.

 

 

Una vez colocados en el área o la referencia sobre la que deseamos añadir la nueva Referencia, seleccionamos la opción Añadir Referencia del menú Herramientas, Intercambio de Datos, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

 

 

Lo primero que solicita el sistema es el fichero GESIA que contiene la Referencia que deseamos Añadir, que como en el ejemplo que se muestra en la pantalla, es GOTHAM11.GS3.

 

 

El proceso se inicia, cuando seleccionado el fichero de auditoría del que transferir la referencia, aparece la pantalla con todas las referencias existentes en dicha auditoría. El sistema por defecto,  se posicionará en la Referencia que seleccionamos sobre la que añadir la referencia (A/1), si esta existiera, con el fin de facilitar la selección de la referencia que nos interese,  tal y como se presenta en el siguiente gráfico.

 

 

Las Referencias que aparecen, son todas las contenidas en el fichero Master o Auditoría elegida, tanto disponibles como no disponibles. Referencias que mediante los filtros pueden fácilmente identificarse para ser intercambiadas a otros ficheros de auditoría.

 

 

Una vez seleccionada la Referencia que deseemos añadir, que en este caso es la A/1/1, sombreada en la pantalla, y cuyo contenido es posible visualizarlo, en la parte de derecha, presionamos Siguiente o damos un clic sobre la solapa situada en la parte superior denominada Opciones de Intercambio, apareciendo una nueva pantalla en la que indicaremos los campos de información a transferir.

 

 

Dependiendo del tipo de Referencia seleccionada para Añadir, Contable, Guía o Documentación, podremos elegir los diferentes campos que contiene cada una de las Referencias para transferir dicha información. Si como en este caso, la Referencia seleccionada es contable, las solapas de Guías y Documentación no estarán activas.

 

Los datos que el usuario puede seleccionar de cada Referencia dependerán de su tipo, es decir, variarán según se trate de cédulas Contables, Guías o Documentación.

 

Al seleccionar cada opción, se amplía la información a transferir

 

Hipervínculos

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los Hipervínculos de las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

No será posible la transferencia si el tipo de Hipervínculos es diferente (absolutos o relativos).

Personal

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que figura en  las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas como personal que VERIFICA y REALIZA del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Realizado/Verificado

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la marca de trabajo REALIZADO / VERIFICADO que figura en  las cabeceras de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Descripción Referencia

 

 

 

 

 

 

Las descripciones son textos informativos del contenido o función de cada Referencia definida.

 

Seleccione esta opción si desea transferir la DESCRIPCION de  las REFERENCIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Cada tipo de Referencia permite seleccionar la información a transferir de cada una de ellas:

 

 

Los datos correspondientes a las cédulas contables susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:

 

Estructura

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la Estructura de Cuentas y totalizadores de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Referencias

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las Referencias ubicadas en la estructura de cuentas de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Textos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los TEXTOS, comentarios o conclusiones de las CEDULAS CONTABLES seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Al provenir los textos de una auditoría distinta, los comentarios, conclusiones, etc., pueden no ser aplicables en esta, razón por la cual se deberá revisar el contenido de los mismos para su anulación o modificación.

 

Respecto a las referencias de tipo Guías, los datos a intercambiar se seleccionarían a través de las opciones que constan en la siguiente solapa.

 

 

Los datos correspondientes a las referencias tipo Guías susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:

 

Prioritarios

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir la clasificación de puntos PRIORITARIOS o no, de cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Si  no selecciona esta opción los puntos transferidos serán todos prioritarios.

Puntos, Desgloses y Descripciones

 

 

 

 

Los campos PUNTOS, DESGLOSES Y DESCRIPCIONES de las diferentes GUIAS seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida, no son optativos. Si seleccionamos alguna Guía para ser transferida estos campos deberán ser transferidos obligatoriamente.

Referencias

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las Referencias ubicadas en cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Realizado

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA  o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Respuestas

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las RESPUESTAS efectuadas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas  (Cuestionarios) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Valores

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los VALORES completados para cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas  (Cuestionarios) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Comentarios

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Hipervínculos

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVINCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Fecha

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las FECHAS atribuidas a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Planning) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Riesgos

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los RIESGOS atribuidos a cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas (Análisis de riesgos) del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Area

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las AREAS a las que pertenecen cada uno de los diferentes puntos de la Guías seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Por último y para el caso de las referencias de Documentación, los datos a intercambiar se seleccionarían a través de las opciones que constan en la siguiente solapa

 

 

Los datos correspondientes a las referencias de Documentación, susceptibles de ser transferidos de una a otra auditoría son los siguientes:

 

Hipervínculos

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los HIPERVÍNCULOS de cada uno de los diferentes puntos de la Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Personal

 

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir el PERSONAL que REALIZA  o debe realizar cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida..

Comentarios

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir los COMENTARIOS realizados en cada uno de los diferentes puntos de las Referencias de DOCUMENTACION seleccionadas del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

 

Si algún campo de los diferentes tipos de Referencias no fuera seleccionado, éste se quedará vacío.

 

Antes de dar por terminado el proceso, se debe de decidir el carácter de disponibilidad de la referencia añadida. Para hacerlo basta con seleccionar la opción correspondiente de la pantalla siguiente:

 

 

Esta opción asigna el carácter de disponibilidad a la referencia añadida.

 

Todas Disponible

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como DISPONIBLES.

Ninguna Disponible

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como NO DISPONIBLES.

Mantener Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas para transferir, mantengan su condición de DISPONIBILIDAD como en el fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Definida la referencia a Añadir y la información que dentro de dicha referencia deseamos copiar, presionamos Terminar. Al hacerlo, y como medida precautoria, se presenta el siguiente mensaje recordando al usuario la conveniencia de realizar una copia de seguridad antes de continuar el proceso.

 

 

Una vez realizado con éxito el proceso de Intercambio (Añadir Referencia), aparece el siguiente mensaje:

 

 

 

SUSTITUIR RAMA REFERENCIA

 

La diferencia fundamental de la opción Sustituir Referencia, con la opción de Sustituir Rama Referencia, consiste en que la primera sustituye una única referencia y la segunda un Grupo de Referencias.

La rama a sustituir puede ser:

 

-  Las Áreas con sus Referencias (si nos posicionamos en la Raíz).

-  Un Área concreta con sus referencias (si nos posicionamos en el Área a sustituir).

-  Una Referencia con sus Referencias dependientes (si nos posicionamos en una Referencia).

 

Estas posibilidades, van a ser comentadas en esta parte del Manual.

 

Al igual que en los anteriores apartados de este capítulo, relativo al Intercambio de Datos, hemos de situarnos dentro de la auditoría de Trabajo a la que traspasar las referencias, en el módulo de Parametrización - Referencias, y seleccionar la Rama de Referencias (Raíz, Área o Referencia) que deseamos sustituir.

 

En el ejemplo de la pantalla, supongamos que deseamos sustituir las referencias de un área concreta, por ejemplo la AA por las que existen en el fichero. Para lograrlo basta con situarnos en Parametrización - Referencias en AA (ACREEDORES A CORTO PLAZO) tal y como se muestra en la pantalla.

 

 

Estando colocados sobre el área cuyas referencias deseamos seleccionar, elegimos la opción de  Sustituir Rama de Referencias del menú Herramientas, Intercambio de Datos, tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

 

 

Lo primero que solicita el sistema es el fichero que contiene la referencia que deseamos Añadir que en el ejemplo, mostrado en la pantalla, es el GOTHAM 11.GS3.

 

 

El proceso se inicia cuando, seleccionado el fichero de auditoría del que vamos a sustituir la Rama de Referencia, aparece la pantalla con todas las Áreas, tal y como se presenta en el siguiente gráfico:

 

 

Como puede apreciarse, y a diferencia de lo que ocurría cuando se intercambiaban Referencias concretas, en esta caso la pantalla nos muestra todas las Áreas contenidas en el fichero de auditoría seleccionado del que deseamos transferir la rama de Referencias, y que en el caso concreto corresponde al área AA, tal y como muestra la pantalla.

 

Seleccionada el área a transferir, pulsamos Siguiente o la pestaña de Opciones de Intercambio, para definir tanto el tipo de guías a intercambiar como los datos o campos que para cada una de ellas existen en el fichero de auditoría seleccionado.

 

La versatilidad de la pantalla que se muestra en el siguiente gráfico, brinda al usuario una amplia variedad de posibilidades de transferencia de información entre diferentes ficheros de auditoría.

 

 

Cuando se elige sustituir una rama, podemos seleccionar el tipo de Referencias a sustituir, si seleccionamos sólo contables, de la rama a sustituir sólo se sustituirán las contables, las demás permanecerán iguales.

 

Si hubiera nuevas referencias del tipo seleccionado, (contables, guías, documentación),  para sustituir en el fichero Maestro o auditoría elegida,  estas se crearán en el área o referencia a sustituir.

 

Para indicar las diferentes referencias que deseamos sustituir dentro de una rama, se ha incorporado un filtro que facilita su selección.

 

Contables

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las CEDULAS CONTABLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Guías

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las GUIAS de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Documentación

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las CEDULAS DOCUMENTACION de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Todas

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las REFERENCIAS de la rama seleccionada tanto las que estén DISPONIBLES como las NO DISPONIBLES del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir sólo las REFERENCIAS DISPONIBLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

No Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir sólo las REFERENCIAS NO DISPONIBLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Los diferentes datos a sustituir, dependiendo del tipo de Referencia,  son los mismos que se describen en los apartados anteriores Sustituir y Añadir Referencia.

 

Antes de dar por terminado el proceso, se debe de decidir el carácter de disponibilidad de las referencias de la rama a sustituir. Para hacerlo basta con seleccionar la opción correspondiente de la pantalla siguiente:

 

 

Esta opción asigna el carácter de disponibilidad a la rama de referencias sustituida.

 

Todas Disponibles

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como DISPONIBLES.

Ninguna Disponible

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como NO DISPONIBLES.

Mantener Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas para transferir, mantengan su condición de DISPONIBILIDAD como en el fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

La condición de Disponibilidad será aplicada a toda la Rama de Referencias, independientemente del tipo de Referencias elegidas para su sustitución.

 

Una vez seleccionadas las referencias, y la información a transferir para cada tipo de ellas, así como su consideración de disponibles, se pulsará Terminar para finalizar el proceso que una vez realizado satisfactoriamente aparecerá el siguiente mensaje

 

 

Otra forma de sustituir Rama de Referencias  es la de seleccionar un grupo de ellas, para ilustrarlo supongamos que deseamos traspasar solamente las aquellas relativas a la Planificación de Auditoría ubicadas en AG)01

 

Nos situaremos dentro del Módulo de Parametrización - Referencias, en la referencia que deseamos sustituir, tal y como se muestra en pantalla.

 

 

Seleccionamos la opción de Sustituir Rama de Referencias, tal y como se ha comentado en este mismo apartado.

 

 

También, y al igual que entonces, seleccionamos el fichero de auditoría del que vamos a extraer la información.

 

 

El proceso se inicia cuando, seleccionado el fichero de auditoría del que sustituir una Rama de Referencia, aparece la pantalla con todas las Referencias que contiene, tal y como se presenta en el siguiente gráfico.

 

 

Como puede apreciarse, y a diferencia de lo que ocurría cuando la Rama de Referencias era toda una Área completa, en este caso aparecen las referencias que el usuario debe seleccionar para Intercambiar, que en el caso del ejemplo, se trataría de todas aquellas que cuelgan de la AG)01.

 

El paso Siguiente consiste en seleccionar para cada tipo de Referencias a Intercambiar, la información que para cada una de ellas se desea transferir así como su disponibilidad que deseamos asignar.

 

 

Una vez seleccionadas las referencias, los datos a transferir para cada tipo de ellas, y su consideración de disponibles, se pulsará Terminar para finalizar el proceso que, una vez realizado satisfactoriamente, se indicará mediante la aparición de la siguiente pantalla.

 

 

 

 

AÑADIR RAMA REFERENCIA

 

Esta opción permite, en lugar de Sustituir, Añadir áreas o grupos de Referencias dentro de un área o referencia concreta. Las instrucciones de manejo son similares a las comentadas en el apartado anterior.

 

Al igual que en los anteriores apartados de este capítulo relativo al Intercambio de Datos, hemos de situarnos dentro de la auditoría de Trabajo a la que traspasar las referencias, y más concretamente en el módulo de Parametrización - Referencias, y colocarnos al inicio del árbol de Referencias tal y como se presenta en la siguiente pantalla.

 

 

El siguiente paso es seleccionar la Opción de Añadir Rama de Referencias que se encuentra dentro del Menú de Herramientas, Intercambio de Datos.

 

 

Lo primero que nos solicita el programa es el fichero del que deseamos transferir la nueva Rama de Referencias. Seleccionado, tal y como se muestra en la pantalla, continuaremos el proceso.

 

 

Identificado el fichero de auditoría del que transferir la nueva Rama de Referencias, aparece la pantalla con todas las Áreas no coincidentes (no puede añadir un área que ya existe), tal y como se presenta en el siguiente gráfico.

 

 

Supongamos que deseamos importar  toda el área con sus referencias de Provisiones y contingencias. Para ello, nos situamos sobre EE y pulsamos Siguiente o hacemos clic sobre la solapa de Opciones de Intercambio.

 

Al hacerlo, se presenta la siguiente pantalla sobre la que podemos elegir qué tipo de referencias deseamos Añadir y qué información, dentro de cada una de ellas, deseamos transferir.

 

 

Cuando se elige añadir una rama, podemos seleccionar el tipo de Referencias a añadir, si seleccionamos sólo contables, sólo se añadirán las contables que sean posibles añadir, las demás no serán transferidas.

 

Para indicar las diferentes referencias que deseamos añadir dentro de una rama, se ha incorporado un filtro que facilita su selección.

 

Contables

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las CEDULAS CONTABLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Guías

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las GUIAS de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Documentación

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las CEDULAS DOCUMENTACION de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Todas

 

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir las REFERENCIAS de la rama seleccionada tanto las que estén DISPONIBLES como las NO DISPONIBLES del fichero Maestro o Auditoría elegida.

Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir sólo las REFERENCIAS DISPONIBLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

No Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción si desea transferir sólo las REFERENCIAS DISPONIBLES de la rama seleccionada del fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

Los diferentes datos a transferir, dependiendo del tipo de Referencia,  son los mismos que se describen en los apartados anteriores Sustituir y Añadir Referencia.

 

Antes de dar por terminado el proceso, se debe de decidir el carácter de disponibilidad de las referencias de la rama a añadir. Para hacerlo basta con seleccionar la opción correspondiente de la pantalla siguiente:

 

 

Esta opción asigna el carácter de disponibilidad a la rama de referencias añadida.

 

Todas Disponibles

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como DISPONIBLES.

Ninguna Disponible

 

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas, independientemente de su condición en el fichero Maestro o Auditoría elegida, sean transferidas como NO DISPONIBLES.

Mantener Disponibles

 

 

 

Seleccione esta opción para que las diferentes Referencias seleccionadas para transferir, mantengan su condición de DISPONIBILIDAD como en el fichero Maestro o Auditoría elegida.

 

La condición de Disponibilidad será aplicada a toda la Rama de Referencias, independientemente del tipo de Referencias elegidas para su añadir.

 

Una vez seleccionadas las referencias, los datos a transferir para cada tipo, y su consideración de disponibles, se pulsará Terminar para finalizar el proceso. Una vez realizado satisfactoriamente aparecerá el siguiente mensaje.

 

 

De igual forma que en la sección correspondiente a Sustituir Rama de Referencias, es posible Añadir un grupo o rama de referencias concretas dentro de una determinada Área. Para ello basta con situarnos sobre el fichero de auditoría sobre el que deseamos Añadir las referencias y seleccionar el área sobre la que efectuar el Intercambio, que en el caso del ejemplo mostrado en la pantalla siguiente, se trataría de incorporar toda la Rama de Referencias correspondiente a Bancos, dentro del Área de Tesorería.

 

 

El siguiente paso es seleccionar la Opción de Añadir Rama de Referencias que se encuentra dentro del Menú de Herramientas, Intercambio de Datos.

 

 

Lo primero que nos solicita el programa es el fichero del que deseamos añadir  las Referencias. Seleccionado, tal y como se muestra en la pantalla, continuaremos el proceso.

 

 

Identificado el fichero de auditoría del que transferir una Rama de Referencia, aparece la siguiente pantalla con todas las Referencias que contiene dicho fichero.

 

 

Una vez seleccionado el grupo o rama de referencias, por ejemplo A1, pulsamos Siguiente o hacemos clic sobre la solapa de Opciones de Intercambio. De esta forma, se accede a la pantalla para seleccionar el tipo de referencias y la información que dentro de ellas queremos intercambiar.

 

 

Una vez seleccionadas las referencias, los datos a transferir para cada tipo, y su consideración de disponibles, se pulsará Terminar para finalizar el proceso. Al acabar el proceso aparecerá el siguiente mensaje.

 

 

 

 

ESPECIALES CUIDADOS

 

Realización copia auditoría. Cuando se realiza cualquier operación de intercambio de datos, y antes de iniciar el proceso, aparece un mensaje recordando al usuario que dicho proceso es irreversible y que por lo tanto es aconsejable realizar previamente una copia del fichero.

 

 

No-selección de una referencia. Cuando se desea Sustituir una referencia, que previamente no ha sido seleccionada, el programa presenta el siguiente mensaje:

 

 

Referencia ya existente. Cuando se opte por Añadir una Referencia o una Rama de Referencias, en un fichero donde dicha (s) referencia(s) ya exista(n), el programa presenta el siguiente mensaje de error.