Herramientas y Utilidades > Importar Saldos

INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

El objetivo a conseguir con esta opción es importar los saldos contables a auditar desde un fichero externo al sistema a fin de:

 

Disponer de la información contable del cliente al desarrollo que deseemos, (máximo 10 dígitos)

 

Evitar el proceso de introducción manual de dichos saldos.

 

Los ficheros, lógicamente, deben de disponer de un formato compatible con el sistema. Entre ellos se han contemplado los siguientes con sus correspondientes restricciones:

 

EXCEL Extensiones  .XLS o .XLSX o .XLSB

 

La hoja de la cual vayamos a importar los saldos ha de llamarse DATOS

 

FORSAMPLING Extensiones .SMN o . SMG

En este caso, necesitaremos importar los datos a través de la aplicación de muestreo e importación ForSampling (módulo opcional) y podremos importar un Diario de Contabilidad completo para.

Ver mas información en www.gesia.es (http://www.screencast.com/t/bvHvdEBba).

 

ACCESS   Extensión  .MDB

 

La tabla de la cual vayamos a importar los saldos ha de llamarse DATOS

 

TEXTO     Extensión  .TXT o .CSV

 

Formato ASCII separados los campos mediante un punto y coma. (; ).

 

DBASE IV  Extensión  .DBF

 

En consecuencia, tomado como ejemplo el caso del EXCEL, una vez que obtengamos el fichero del cliente y trasladado a la hoja de cálculo, deberemos renombrar la hoja (solapa situada en la parte inferior de la pantalla) con el nombre de DATOS.

 

La información contable del cliente, correspondiente a un ejercicio puede contener el desarrollo de todas sus cuentas un único nivel, por ejemplo a seis dígitos, o por el contrario el fichero contiene todas las cuentas y a sus diferentes niveles, por ejemplo, a un dígito, dos, tres, etc. En este caso es posible su importación directa, lo cual además tiene la ventaja de que las denominaciones de los grupos pueden ser también importadas.

 

Otra posibilidad es el importar exclusivamente a un nivel, por ejemplo, el de máximo desarrollo, e incluso el seleccionar solamente determinadas cuentas, no todas; cuentas sobre las que deseamos disponer en la aplicación de una información más detallada.

 

Sea cual sea la opción que se seleccione, lo cierto es que la hoja de cálculo (no el libro – fichero), además de denominarse DATOS, ha de seguir unas restricciones para que GESIA, pueda interpretarla correctamente, tal y como se indica en las variantes siguientes.

 

a) Si deseamos importar debe y haber del año en curso y año anterior la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

DEBE

HABER

DEBEANTERIOR

HABERANTERIOR

 

 

b) Si deseamos importar debe y haber del año en curso la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

DEBE

HABER

 

 

c) Si deseamos importar debe y haber del año anterior la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

DEBEANTERIOR

HABERANTERIOR

 

 

d) Si deseamos importar el saldo del año en curso y año anterior la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

SALDO

SALDOANTERIOR

 

 

e) Si deseamos importar el saldo del año en curso la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

SALDO

 

 

f) Si deseamos importar el saldo del año anterior la cabecera será la siguiente:

 

CUENTA

NOMBRE

SALDOANTERIOR

 

En la pantalla siguiente se muestra el caso e) de importación de los saldos del ejercicio a auditar.

 

 

 

Como se aprecia en la imagen, la hoja se denomina DATOS, siendo indiferente el nombre del fichero. Lo importante es que el libro de EXCEL ha de estar archivado. (El archivo puede estar abierto mientras se realiza el proceso de importación).

 

También y como se indicará en el apartado de Especiales Cuidados, las columnas adyacentes a la tabla conteniendo la información a importar han de estar en blanco. Asimismo se han de evitar los espacios en blanco, y los totales o cualquier otro signo que pudiera aparecer al final de la tabla.

 

Una vez confeccionada la tabla y archivado el libro de Excel, pasamos al GESIA, y con la auditoría abierta sobre la que efectuar la importación, verificaremos si el número de dígitos contables coincide con el de las cuentas a importar.

 

Para ilustrar lo anterior supongamos que partimos de una auditoría master en la que figura 10 dígitos contables, que no coincide con los dígitos de las cuentas a importar, tal y como aparece en la hoja de calculo anterior. En este caso accederemos a Datos Auditoría y seleccionaremos AUDITORIA

 

En las casillas de Dígitos presionaremos el icono de Cambiar Dígitos, mostrando los anteriores y los nuevos que deseamos modificar. En la casilla de Max. Dígitos modificaremos el 10 por un 7 tal y como aparece en la pantalla siguiente.

 

También es posible modificar en este paso el nivel al que deseamos trabajar en la auditoría, que puede ser coincidente o no con el de los dígitos contables.

 

 

 

Tras presionar aceptar y salir de este módulo, se ha de seleccionar Importar Saldos  de la Herramientas en la Barra de Menús.

 

Al hacerlo aparece la siguiente pantalla:

 

 

 

Pantalla que se compone de dos partes, una primera para indicar el fichero del que importar los datos y otra indicando las restricciones a tener en cuenta.

Para señalar el fichero, basta con presionar el botón que se encuentra a la derecha, y utilizar el explorador de Windows tal y como se muestra en la siguiente imagen.

 

 

El paso siguiente consiste en seleccionar entre las dos opciones que aparecen en la pantalla. La primera permite conservar las denominaciones existentes en el sistema caso que coincidan las cuentas, por el contrario la segunda sustituye las denominaciones procedentes que figuran en la hoja de cálculo, anulando aquellas que existían en la auditoría de la que hemos partido.

 

Al presionar Aceptar se muestra una Barra de Progreso mostrando el grado de avance. Una vez terminada la importación aparece el mensaje advirtiendo que el proceso se ha realizado satisfactoriamente.

 

Si el usuario quiere verificar lo realizado basta con seleccionar el módulo de Cuentas en las que constarán todas las cuentas importadas, que caso de haberlo hecho con las del máximo nivel, sólo figurarán acumulados al nivel 1. Los restantes niveles aparecerán cuando se efectúe el último paso que consiste en acumular los saldos.

Cuando se efectúe la importación de datos, y los dígitos contables no coincidan con los de trabajo, se deberá recalcular los saldos de las cuentas mediante la opción de Acumular Saldos que aparece en el Menú de Herramientas y cuyas instrucciones de manejo se describen en la siguiente sección.