INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

A continuación se comenta la forma de operar con este tipo de cédulas de documentación:

 

- En el campo Papel Trabajo sirve para que el usuario indique la referencia al documento que quiere controlar. Por defecto, a medida que se va cumplimentando cada línea, se crea una adicional con la misma referencia que aparece en la cédula en la parte superior, a fin de que el usuario pueda ampliarlas con algún subíndice o simplemente poniendo otra referencia.

 

- El campo de Realizado se cumplimenta mediante la elección del personal que aparece en el menú desplegable.

 

-   Para introducir los comentarios que el auditor quiere relacionar o anotar para un determinado documento incluido en una línea de esta cédula, bastará con hacer un clic sobre el botón (editor) que aparece a la derecha del campo y se habilitará la siguiente pantalla en la que podemos escribir el texto que se desee.

 

 

- Una vez entrado el texto, presionando Aceptar, volvemos a la situación anterior.

 

-  Al terminar de cumplimentar la guía deberemos presionar el botón de Guardar para salvar la cédula.

 

- Si queremos insertar una línea entre otras ya creadas, utilizaremos el botón de Insertar Línea.

 

-   Para suprimir líneas utilizaremos el botón de Eliminar Línea.

 

Este tipo de cédula o formulario puede ser de gran interés para relacionar documentos diversos en uno solo y poder así conseguir dos objetivos al mismo tiempo:

 

1º- Evitar llenar el módulo de parametrización de un elevado número de referencias.

 

2º- Controlar los papeles de documentación no de forma individual, sino globalmente.

 

Ello puede entenderse a través del siguiente ejemplo:

 

Ejemplo:

 

 

Supongamos que queremos controlar la documentación correspondiente a los aspectos generales a incluir en el archivo permanente. La cédula de documentación podría ser como la mostrada.

 

 

Como puede apreciarse, se han abierto varias líneas para los correspondientes los documentos que contienen la sección o carpeta de Aspectos Generales del Archivo Permanente.

 

Otra ventaja adicional es la imprimir esta cédula para poderla archivar a modo de índice de la documentación general relativa a la empresa.