Referencias Disponibles > Cedulas Contables

INSTRUCCIONES DE MANEJO

 

Una de las cédulas más utilizadas por los auditores son las denominadas Contables. Su definición, comentada en Parametrización, no es otra que aquellas que se basan en las cuentas y saldos abiertos en el sistema.

 

Dentro de ellas se ha de distinguir entre las llamadas Principales y las Auxiliares. Las primeras contienen las cuentas objeto de auditoría, mientras que las segundas, se refieren a cédulas que soportan o documentan las principales. Un ejemplo puede ilustrar esta diferenciación.

 

Ejemplo 1:

 

Supongamos la Cuenta 62, de gastos por Servicios Exteriores.

 

1º.-La cédula sumaria contendría todas las cuentas de la clase 62, sin embargo puede ser necesario abrir cédulas auxiliares para cada una de ellas.

 

2º.-Las restricciones establecidas en GESIA, similares a las existentes en el AUDIT, obligan al auditor a que todas las cuentas, al menos a su máximo nivel, estén contenidas en sus respectivas cédulas sumarias. Por lo tanto, y esto es importante, una misma cuenta no puede estar en dos cédulas principales al mismo tiempo. Por el contrario, una cuenta puede estar contemplada en más de una cédula auxiliar a la vez.

 

- Para acceder tanto a una Cédula Principal como a cualquier otra Referencia, además de las dos vías básicas existen otras posibilidades que detallamos a continuación:

 

a) Desde el Módulo de Parametrización (Referencias), seleccionando la cédula y haciendo doble clic.

 

b) Desde el Módulo de Cédulas Disponibles, seleccionando la cédula y haciendo doble clic.

 

c) Desde el Módulo de Conclusiones Áreas, seleccionando una en concreto, y haciendo doble clic sobre su correspondiente Sumaria o Principal.

 

d) Desde el Módulo de Conclusiones Archivos y Carpetas, seleccionando una en concreto, y haciendo doble clic sobre su correspondiente Sumaria o Principal.

 

e) Desde Cuentas, Detalle Cuentas, presionando el botón de Cédula Principal.

 

- Lo primero que se ha de efectuar en esta cédula es identificar las cuentas afectas.

 

Ejemplo 2:

 

1º.-Caso de tratarse de la sumaria del valor del Inmovilizado Material, clase 22, podríamos incluir esta cuenta, sin embargo, se aconseja detallar las diferentes cuentas (Ej. 220 “Terrenos y b. naturales”), ya que de esta forma se dispone de una información más completa sobre las diferentes cuentas, y el esfuerzo, obviamente, no es mucho mayor.

 

2º.-Siguiendo este ejemplo y sobre la primera celda de cuenta, tecleamos 221. Si la cuenta, como en el ejemplo que vamos a hacer, no existe, por no ser aplicable a la empresa concreta, aparece el siguiente mensaje:

 

Con esto se da a entender que, o bien se introduce la cuenta correcta, o que debe ser creada en el Módulo de Introducción de Cuentas.

               

Nota: Es aconsejable mantener abierto el módulo de cuentas para acceder a él y visualizar las cuentas a incluir en la cédula sumaria o auxiliar que estemos creando.

 

3º.-Para introducir las cuentas basta con situarse en los campos de la columna Cuenta  y escribir las que desee consten en la cédula. Al hacerlo, aparecen a la derecha de la cuenta su denominación, los saldos, ajustes y reclasificaciones, y diferencia interanual.

 

Los campos clase y referencia son optativos y permiten cruzar referencias. Para el caso de diseño de masters y plantillas constituye una de las utilidades más gratificantes del GESIA.

 

A medida que vayamos agregando cuentas, se rellenan las siguientes líneas.

 

Terminada la entrada de las cuentas es conveniente, al menos por una mera cuestión de estética, totalizar las líneas.

 

Hay varios tipos de totalizadores, y en concreto los siguientes:

 

P

Totalizando solo los Parciales

S

Totalizando todos los Subtotales

T

Totalizando todos los Subtotales

F

Acumulando los totales o sumando todos las T(s)

 

En el caso que nos ocupa, bastará con indicar al final de todas las cuentas la T de Total, y escribir a la derecha el texto para identificar el Total de las cuentas.

 

Las cuentas y el totalizador mostrarán la siguiente imagen:

 

 

4º.-Si también deseamos ligar la referencia con un archivo externo, bastará con presionar el botón de la derecha de las ventanas Archivo-1 y Archivo-2, y seleccionar los ficheros que deseamos vincular.

En el ejemplo de la siguiente pantalla, aparecen dos ficheros, uno de una hoja de cálculo y otro a un fichero de texto.

 

 

Llegado este punto, la cédula estaría completa, pero faltan los textos en los que el auditor explica no sólo lo que ha hecho, sino los comentarios que desea poner de relieve. Por ejemplo, las conclusiones para plasmar su opinión sobre los resultados obtenidos tras las pruebas de auditoría.

 

 

Además el usuario podrá crear hasta tres diferentes bloques de textos. Si marcamos las casillas Párrafo 2 y Párrafo 3, la pantalla se transforma en:

 

 

Por defecto, la cédula contable se abre mostrando aquellos campos de texto que estén con datos.

 

Para poder ver la cédula con la parte contable, sin textos, basta con pulsar el botón de texto, que su imagen es la siguiente:

 

 

 

 

 

Para poder ver la cédula con la parte de los textos, basta con pulsar de nuevo el botón de texto, que como puede observarse en la pantalla, ha cambiado su imagen por la siguiente:

Quedando la pantalla de la siguiente manera:

 

Para volver a la situación inicial de la cédula, parte contable y  textos, basta con pulsar de nuevo el botón de texto, que como puede observarse en la pantalla, ha cambiado su imagen por la siguiente:

 

 

Nota: Esta forma de introducción de textos es común a otros módulos, como por ejemplo Conclusiones por Áreas y Grupos.

 

5º.-Caso de que quisiera salir de esta cédula, sin que previamente haya sido grabada, el sistema nos alertará mediante el siguiente mensaje:

 

 

Presionando SI, la cédula creada o modificada queda guardada.

 

Cada vez que se modifique cualquier campo, la cédula se sitúa en modo de edición y habilita el botón de Guardar que cambia del color gris al rojo.

 

Por último se debería indicar la persona que realizó el trabajo y quien la supervisó, para ello basta con situarnos en las ventanas preparadas para ello y marcar en la casilla de Realizado y posteriormente en la de Verificado, así como seleccionar el nombre de la persona y la fecha en que fue efectuado y revisado el trabajo.

 

 

La cédula, una vez cumplimentados todos sus campos, mostraría la siguiente forma: