Apertura y Datos de Auditoría > Datos Auditoría

DESCRIPCION DE LA PANTALLA

Al hacer clic sobre el botón Datos Auditoría situado en la Barra de Herramientas,  aparece la siguiente pantalla.

 

 

El formulario de entrada de datos de la auditoría consta de cuatro solapas para el registro de cuatro diferentes tipos de información:

 

Cliente. Los datos identificativos del cliente objeto de la auditoría concreta.

 

Auditoría. Los correspondientes al trabajo a realizar.

 

Listados. Para indicar el tipo de moneda en la que presentar los diferentes informes, así como para indicar la fecha que ha de constar en dichos listados.

 

Observaciones. Para anotar aquellos aspectos concretos de la auditoría.

 

Centrándonos en cada uno de ellos, el de datos de clientes consta de la siguiente información.

 

Vinculación: Utilizaremos esta pestaña para incorporar un vínculo a al Diario de contabilidad obtenido a través del importador de ForSampling. Este archivo que vinculemos tendrá una extensión de archivo *.SMN.

 

 

Campo

 

Descripción

 

 

 

Razón Social

 

Viene dado por el indicado en el proceso de creación de Nueva Auditoría, pero puede ser modificado por el usuario para contemplar aquellos casos en que el cliente modifique su Razón Social.

 

 

 

Cuenta

 

Número contable interno asignado al cliente por el despacho o firma de auditoría.

 

 

 

N.I.F.

 

Número de identificación fiscal del cliente.

 

 

 

Actividad

 

Actividad a la que pertenece la empresa auditada.

 

 

 

Epígrafe

 

El correspondiente a la actividad desarrollada por el cliente.

 

 

 

C.N.A.E.

 

El código correspondiente a la actividad desarrollada por el cliente (Esta información facilitará la confección del impreso 02 y 03 referente a los trabajos de auditoría realizados y que anualmente se ha de remitir al ICAC).

 

En la parte inferior de la pantalla, se han habilitado otros campos destinados a registrar información correspondiente a las diferentes sedes o centros que disponga el cliente.

 

 

Campo

 

Descripción

 

 

 

Domicilio

 

La dirección de la sede o centro.

 

 

 

Tipo Sede

 

Para indicar el tipo de sede que se trate por ejemplo, domicilio social, oficinas centrales, fábrica, almacenes, delegaciones, etc. (Obviamente esta información únicamente se deberá incluir en el sistema cuando sea necesaria y útil para el desarrollo del trabajo).

 

 

 

Localidad

 

Para registrar la población en la que esté ubicada la sede.

 

 

 

CP

 

Código postal.

 

 

 

Provincia

 

A la que pertenezca la población o localidad de la sede

 

 

 

País

 

El que corresponda a la sede o centro.

 

 

 

Teléfono, Fax, E-Mail

 

Los correspondientes a la sede concreta.

 

Para cada sede se ha diseñado la parte inferior para indicar los datos generales, las personas de contacto, su cargo y demás datos de interés para el auditor.

 

Con los botones de esta sección, puede desplazarse por las diferentes sedes dadas de alta en el sistema.

 

 

En la parte superior aparece la información del período contable, la cual viene determinada por la que se estableció al crear la auditoría y por lo tanto no es susceptible de ser modificada.

 

La pantalla correspondiente a datos de la auditoría, que se muestra a continuación, consta de los siguientes campos:

 

 

 

Campo

 

Descripción

 

 

 

Recurrente

 

Campo definido en el proceso de creación de una nueva auditoría, no modificable por el usuario y que identifica si se trata de una auditoría recurrente de otra anterior.

 

 

 

Estructura Balance y PyG

 

El tipo de estructura (normal o abreviada) definida en el proceso de creación de la auditoría.

 

 

 

Tipo de trabajo

 

Para indicar la clase de trabajo de auditoría a realizar. Al pulsar el menú desplegable aparecen diferentes tipos de trabajos, que pueden ser seleccionados por el usuario, o por el contrario introducir uno nuevo.

 

 

 

Centro de coste

Presupuesto

 

Los códigos correspondientes al centro de coste asignado al trabajo, y del presupuesto, caso de llevarse un sistema de contabilidad analítica de trabajos por parte del despacho o firma de auditoría.

 

 

 

Clase

 

Para identificar el tipo de cédula correspondiente a la referencia que se indica a continuación  (Contable; Documentación; Guías), y en el que conste la documentación general del cliente y de la auditoría concreta a realizar (Parece claro que la información correspondiente al cliente y al trabajo a realizar forme parte de la documentación general, por lo que se aconseja seleccionar la opción de documentación).

 

 

 

Referencia

 

En el que se indicará la cédula o documento, conteniendo la diferente información del cliente y del trabajo a realizar.

 

 

 

Responsable

 

Nombre del socio responsable del trabajo, a seleccionar mediante el menú desplegable del personal introducido en el sistema.

 

 

 

Supervisor

 

Nombre del encargado del trabajo, a seleccionar mediante el menú desplegable del personal introducido en el sistema.

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Otra información es la de los Separadores

 

Los separadores de las Referencias presentan una opción complementaria a la posibilidad de cambiar los códigos de las Áreas permitiéndonos adaptar Gesia a nuestra manera de trabajar.

Los separadores se utilizan para construir las referencias y diferenciar entre los diferentes niveles de estas. Si presionamos el botón Cambiar Separadores nos permitirá modificarlos para utilizar los que mejor se adapten a nuestro sistema de referenciación.

 

Al pulsar el botón Cambiar Separadores aparecerá la siguiente pantalla:

 

 

 

En esta ventana aparecen los separadores actualmente en uso, Separadores Actuales, y los Separadores Nuevos, donde debemos introducir el nuevo conjunto de separadores que queremos utilizar.

 

 

A la derecha de la pantalla aparece la información correspondiente a la fecha de auditoría, definida en el proceso de creación de la nueva auditoría.

 

 

Otra información esencial respecto al trabajo concreto a realizar se refiere al número de dígitos y que fue definida al crear la auditoría.

 

El sistema de dígitos a utilizar puede ser modificado en función de las necesidades del trabajo concreto que pueden diferir de las válidas en el ejercicio precedente. Para su modificación se ha habilitado un botón que al pulsarlo presenta la siguiente pantalla.

 

 

Una información importante para el auditor es la relativa a las fechas. La pantalla conteniendo este tipo de datos, así como los campos a cumplimentar se describe a continuación.

 

 

 

Campo

 

Descripción

 

 

 

Fecha propuesta

 

La de la carta propuesta o la del contrato de encargo.

 

 

 

Fecha Aprobación

 

La fecha en la que fue aceptada la propuesta de auditoría.

 

 

 

Inicio de auditoría

 

La fecha prevista de inicio de los trabajos.

 

 

 

Entrega del informe

 

La fecha tope para la entrega del informe final al cliente.

 

 

 

Fecha Inventario

 

La prevista para la realización del recuento físico, caso de ser aplicable.

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Al pulsar sobre la solapa de Listados aparece la siguiente pantalla.

 

La pantalla dispone de dos secciones, una para indicar la moneda de introducción de los saldos y los asientos de modificación, y otra para definir la moneda a utilizar en los informes de salida.

 

La correspondiente a la moneda contable, viene definida en el proceso de creación de la nueva auditoría y por lo tanto no puede ser modificada.

 

Caso de importarse los datos de otro fichero, esta pantalla contemplará las monedas definidas en aquél, sin embargo al no traspasarse los saldos, es posible cambiar la moneda contable y la de conversión sin problemas.

 

Otro aspecto a tener en cuenta es la denominación de la unidad monetaria utilizada tanto contable como de conversión y que servirá para su inclusión en los diferentes informes económicos que se emitan.

 

En la pantalla aparece un campo de fecha de emisión que permite definir la que se desee que figure en los listados.

 

Al presionar sobre la solapa de Estructura Contable se presenta la siguiente pantalla que contempla la asignación de los diferentes tipos de cuenta con sus respectivos grupos según lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

 

 

Los diferentes Tipos de Cuenta que establece la aplicación GESIA son los siguientes:

 

Balance:

 

Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 1, 2, 3, 4 y 5        como cuentas de Balance. El programa permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en los siguientes módulos del programa:

 

Cuentas Anuales à Balance

 

Estados Financieros à Balance de Situación y Balance de Situación Plurianual

 

Conclusiones à Resumen Grupos

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

Referencias Disponibles à Cédula Contable Principal y Cédula Contable Auxiliar

 

Estado de Flujos de Efectivo à Flujos de efectivos

 

Resultado:

 

Según el plan General de Contabilidad, se asignan las cuentas del grupo 6 y 7        como cuentas de Resultado. El programa permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en los siguientes módulos del programa:

 

Cuentas Anuales à Cuenta de P y G y Cuenta de P y G Analítica

 

Estados Financieros à Cuenta de Explotación y Cuenta de Explotación Plurianual

 

Conclusiones à Resumen Grupos

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

Referencias Disponibles à Cédula Contable Principal y Cédula Contable Auxiliar

 

 

Explotación:

 

Se asignan las cuentas del grupo 0 como cuentas de Explotación. El programa sólo permitirá incorporar las cuentas pertenecientes a dichos grupos en el módulo de:

 

Ajustes y Reclasificaciones

 

 

Tipo de Cuenta de Estado de Flujos de Efectivo:

 

El programa sólo permite incorporar las cuentas de BALANCE al tipo de cuenta de Flujos de Efectivo.

 

 

N/A: NO APLICABLE. Grupos de cuentas asignadas en la estructura contable como Cuentas de Balance, pero que no se asignan en el Estado de Flujos de Efectivo.

 

Para modificar la estructura contable establecida en el Tipo de Cuenta que afecta a las Cuentas de Balance, Resultado, Explotación u Otras, presionaremos el icono siguiente:

 

 

Al presionar dicho icono nos aparece el siguiente formulario:

 

 

En el campo Grupo de Cuenta seleccionaremos el grupo de cuenta al que se desee asignar el Tipo de Cuenta.

 

 

En el campo Tipo de Cuenta seleccionaremos el nuevo Tipo de cuenta que deseamos asignar al grupo de cuenta seleccionado.

 

 

Una vez seleccionados ambos campos, presionaremos el botón Aceptar para establecer los cambios en la estructura contable. Para que estos cambios se puedan realizar, ninguna de las cuentas pertenecientes al grupo de cuentas a modificar, puede estar asignada a los diferentes módulos en los que pudieran estar introducidas.

 

Si la asignación de un grupo de cuentas a un Tipo de Cuenta fuera satisfactoria, el programa nos lo confirmará.

 

 

Si la asignación no fuera posible, nos mostraría la imposibilidad de realizar el cambio y el motivo al que fuera debido.

 

 

Para modificar la estructura establecida en el Tipo de Cuenta de Flujo de Efectivo, presionaremos el icono siguiente:

 

 

Al presionar dicho icono nos aparece el siguiente formulario:

 

 

En el campo Grupo de Cuenta seleccionaremos el grupo de cuenta al que se desee modificar el Tipo de Cuenta. Sólo se podrán seleccionar aquellas cuentas cuya estructura contable esté asignada a las cuentas de Balance.

 

En el campo Tipo de Cuenta seleccionaremos el nuevo Tipo de cuenta que deseamos asignar al grupo de cuenta seleccionado.

 

Una vez seleccionados ambos campos, presionaremos el botón Aceptar para establecer los cambios en la estructura de Flujos de Efectivo. Para que estos cambios se puedan realizar, ninguna de las cuentas pertenecientes al grupo de cuentas a modificar, puede estar asignada al módulo de Flujos de Efectivo.

               

Si la asignación de un grupo de cuentas a un Tipo de Cuenta fuera satisfactoria, el programa nos lo confirmará.

 

 

Si la asignación no fuera posible, nos mostraría la imposibilidad de realizar el cambio y el motivo al que fuera debido.

 

 

 

El informe de Flujos de Efectivo, precisa la introducción de la cuenta de tesorería para poder tener operativo dicho informe. Por defecto, el programa determina la cuenta de Tesorería del Plan General Contable “57”.

 

Si deseamos modificar la Cuenta de Tesorería, pulsaremos el icono y seleccionaremos la nueva .

 

 

Por último, al presionar sobre la solapa de Observaciones se presenta la siguiente pantalla destinada a incluir en ella cuanta información se considere necesaria relativa a la auditoría a realizar. Datos que pueden ser de diferente índole, como por ejemplo las horas previstas a incurrir, especiales consideraciones sobre la revisión del informe, copias del mismo, etc.

 

 

Terminado el proceso, los datos registrados en cada una de las solapas se integrarán en el sistema.

 

Vinculación

 

 

Vincular un fichero ForSampling: Para facilitar la creación de pruebas de muestreo desde Gesia, es conveniente identificar en esta pantalla donde se encuentra el fichero de ForSampling (*.cli) utilizado para este cliente.

Vincular un fichero normalizado *.smn: A través de esta pestaña podremos vincular un Diario de contabilidad previamente importado a través del módulo de muestreo e importación ForSampling. El fichero que vincularemos deberá tener extensión *.SMN (sesión de importación normalizada).

Una vez establecido el vínculo podremos pulsar en el botón de importación de saldos para que de comienzo la importación de saldos en Gesia a partir del Diario de contabilidad.

Se podrán realizar consultas al Diario contable, obteniendo el mayor de la cuenta elegida en las siguientes pantallas:

  • Cédulas contables (botón derecho del ratón “ir a mayor”)

  • Cuentas (botón derecho del ratón)

  • Cuenta (botón “Cuenta”)

  • Estados Financieros (botón derecho “ir a mayor”)

  • Introducción de cuentas y saldos (botón derecho “ir a mayor”)

En cada una de ellas, seleccionando la cuenta que deseemos examinar y pulsando el botón derecho, se abrirá ForSampling mostrando el diario filtrado por los movimientos de la cuenta seleccionada.

Consultar tutorial en www.gesia.es (http://www.screencast.com/t/bvHvdEBba).

Vincular un centro de coste: Si se está utilizando la aplicación de control y gestión de tiempos ForTiming, es posible vincular un centro de coste y presupuesto concreto para que el estado de la auditoría se añada al estado de las horas y cumplimiento de presupuesto de la aplicación de control de tiempos.