Normalizar ficheros

Una sesión de importación normalizada es igual que una sesión de importación normal de ForSampling, pero con la diferencia de que los campos existentes en el fichero deben de estar definidos o normalizados en base a un patrón predefinido.

 

Se utilizan principalmente para las pruebas de selección de terceros con el objeto de facilitar la inserción de criterios de selección. También son fundamentales para poder agilizar el posterior proceso de circularización (módulo opcional) de terceros, envío de cartas, recepción de contestaciones, etc.

 

Otra utilidad fundamental es la utilización de ficheros normalizados a partir del Diario de Contabilidad para vincularlo a la herramienta de gestión de auditoría Gesia.

 

El proceso para normalizar una población es sencillo y está guiado por un asistente:

 

 

1 - Escoger el fichero de origen: Este fichero puede tener cualquiera de los formatos soportados por ForSampling y se recomienda que sea al diario de contabilidad del cliente correspondiente al periodo auditado.

 

Una vez importado el fichero y dentro del importador, pulse el botón   y aparecerá una pantalla indicando donde puede guardar el fichero de extensión *.SMN (sesión de importación normalizada) que vamos a generar. Por defecto siempre en la carpeta Sesiones de Importación del cliente. A continuación,

 

2- Escoger el tipo de normalización o patrón de datos que mejor se ajuste al fichero que estamos normalizando.

Actualmente están definidos los siguientes:

Diario (por defecto): Preparado para la normalización de diarios de contabilidad.

Direcciones: Preparado para direcciones de envío de correo postal para el módulo de circularización de terceros.

Otros: Pensado para poder normalizar listas de todo tipo.

 

3- Escoger la configuración o modelo de datos de origen: Dependiendo de los campos disponibles en el fichero original, escogeremos un modelo u otro, por el momento están disponibles los siguientes:

 

Diario clásico: Disponemos de los campos de importe DEBE y HABER así como de los campos CUENTA, NOMBRE, etc.

 

Diario reducido: Solo disponemos del campo numérico SALDO, debe y haber no están disponibles.

 

Diario completo: Además del DEBE y HABER, disponemos de información sobre el asiento de apertura a través de los campos APERTURA, DEBESA (debe sin apertura) y HABERSA (haber sin apertura).

 

Nota: Cuando se escoge el modelo de datos con DEBE y HABER, el campo SALDO se calculará automáticamente por diferencia.

 

Es obligatorio asignar todos los campos salvo FECHA, ASIENTO y CONCEPTO que se pueden <ignorar>.

 

4- Asociar campos: Hay que identificar mediante los menús desplegables qué campo importado corresponde con qué campo normalizado según el modelo de datos escogido.

Nota: Es importante que todos los campos del modelo de datos normalizado estén bien identificados con los campos del fichero original.

 

5- Aceptar: Ya tenemos creado nuestro fichero normalizado