Normalización de Datos

Una sesión de importación normalizada es igual que una sesión de importación normal de ForSampling, pero con la diferencia de que los campos existentes en el fichero deben de estar definidos o normalizados en base a un patrón predefinido.

 

Se utilizan principalmente para las pruebas de selección de terceros con el objeto de facilitar la inserción de criterios de selección. También son fundamentales para poder agilizar el posterior proceso de circularización (módulo opcional) de terceros, envío de cartas, recepción de contestaciones, etc.

 

Otra utilidad fundamental es la utilización de ficheros normalizados a partir del Diario de Contabilidad para vincularlo a la herramienta de gestión de auditoría Gesia.

 

Cuando pulsamos el botón importar, la aplicación nos preguntará los siguiente:

 

 

 

Si elegimos SI, comenzaremos el proceso de normalización. Es un proceso sencillo y está guiado por un asistente.

 

1 - Escoger el fichero de origen: Este fichero puede tener cualquiera de los formatos soportados por ForSampling y se recomienda que sea al diario de contabilidad del cliente correspondiente al periodo auditado.

Una vez importado el fichero y dentro del importador, pulse el botón   y aparecerá una pantalla indicando donde puede guardar el fichero de extensión *.SMN (sesión de importación normalizada) que vamos a generar. Por defecto siempre en la carpeta Sesiones de Importación del cliente. A continuación,

 

 

2- Escoger el tipo de normalización o patrón de datos que mejor se ajuste al fichero que estamos normalizando.

 

Actualmente están definidos los siguientes:

 

Diario (por defecto): Preparado para la normalización de diarios de contabilidad.

 

Direcciones: Preparado para direcciones de envío de correo postal para el módulo de circularización de terceros.

 

Otros: Pensado para poder normalizar listas de todo tipo.

 

 

3- Escoger la configuración o modelo de datos de origen: Dependiendo de los campos disponibles en el fichero original, escogeremos un modelo u otro, por el momento están disponibles los siguientes:

 

Diario clásico: Disponemos de los campos de importe DEBE y HABER así como de los campos CUENTA, NOMBRE, etc.

 

Diario reducido: Solo disponemos del campo numérico SALDO, debe y haber no están disponibles.

 

Diario completo: Además del DEBE y HABER, disponemos de información sobre el asiento de apertura a través de los campos APERTURA, DEBESA (debe sin apertura) y HABERSA (haber sin apertura).

 

Nota: Cuando se escoge el modelo de datos con DEBE y HABER, el campo SALDO se calculará automáticamente por diferencia.

 

Es obligatorio asignar todos los campos salvo FECHA, ASIENTO y CONCEPTO que se pueden <ignorar>.

 

 

4- Asociar campos: Hay que identificar mediante los menús desplegables qué campo importado corresponde con qué campo normalizado según el modelo de datos escogido.

 

Nota: Es importante que todos los campos del modelo de datos normalizado estén bien identificados con los campos del fichero original.

 

5- Aceptar: Ya tenemos creado nuestro fichero normalizado

 

A continuación se mostrará el siguiente mensaje:

 

 

 

Para realizar correctamente la prueba de Selección de Terceros, tenemos que especificar qué cuentas intervienen y cuales quedan excluidas. Del mismo modo deberemos especificar si los terceros se identifican por la Cuenta contable, por un campo específico o por los últimos n dígitos de la Cuenta contable.

 

Pulsamos en SI y a continuación aparecerá una pantalla donde podremos definir los siguientes puntos:

 

 

1- ¿Qué es CODTERCERO? Es el nombre de un campo que identifica al tercero, es decir, al Cliente, al Proveedor, al Banco, o a otros. Identificarlo correctamente es importante porque durante el proceso de selección de terceros y, posteriormente, durante la circularización, este campo identificará al tercero y lo distinguirá del resto.

 

La mejor manera de rellenar correctamente el campo CODTERCERO es haciéndonos las siguientes preguntas:

 

¿Existe en mi origen de datos (Diario, Balance de Sumas, etc.) un campo que identifique inequívocamente al tercero, por ejemplo un campo subcuenta? Si la respuesta es afirmativa, ése es el campo que deberemos escoger.

 

Si no existe el campo Codtercero o subcuenta, entonces la pregunta que nos haremos será esta:

 

En los datos que he importado, ¿Se puede distinguir a cada tercero por la terminación del campo correspondiente a la Cuenta contable, por ejemplo con los últimos n dígitos de la Cuenta?

 

 

 

2- Dígitos tercero: Si la respuesta es afirmativa y el nº de dígitos es ‘5’, entonces dejaremos el campo CODTERCERO asignado a <CODTERCERO> y pondremos el nº de dígitos a ‘5’.

 

Si la respuesta es negativa, entonces cada cuenta contable será el campo que nos identifique cada tercero y, por tanto, dejaremos el campo CODTERCERO asignando a <CODTERCERO> y no tocaremos el nº de dígitos. ForSampling creará un campo idéntico a CUENTA pero llamado CODTERCERO.

 

 

 

3- Filtrar: Dependiendo de la prueba que estemos realizando y del perfil de datos, nos aparecerá un control para definir por qué cuentas queremos filtrar los datos y nos ofrecerá una serie de cuentas a tres y a cuatro dígitos para elegir. Estas cuentas se han obtenido del Plan General de Contabilidad del 2007, aunque se pueden escribir manualmente otras.

 

 

4- Códigos excluidos: Con esta funcionalidad podremos eliminar de la población aquellas cuentas que nos desvirtuaría el proceso de selección de terceros a cicularizar, como son ‘facturas pendientes de recibir, ‘acreedores varios’, etc.

 

 

5- Previsualización: Nos permite verificar los elementos que se están seleccionando en cada momento.

 

 NOTA: Es importante actualizar la población cada vez que hagamos un cambio.

 

 

6- Cargar configuración: Es posible que, de años anteriores, tengamos un fichero de población SMN donde ya filtramos por las cuentas del cliente, excluimos determinadas cuentas, etc. Esta información se puede importar mediante este botón.

 

Aceptar: Al pulsar este botón se creará la sesión de importación normalizada, agrupando la información por el campo CODTERCERO y acumulando por cada tercero diferente los importes de los campos DEBE, HABER Y SALDO (Estos dos primeros solo si están disponibles en los datos originales y han sido correctamente asignados, y el SALDO se creará por diferencia entre el DEBE y el HABER).

¡Y ya tenemos creado nuestro archivo SMN, una sesión de importación normalizada!

 

Con esta Base de Datos *.smn ForSampling será capaz de mostrarnos información como qué cuentas contables están incluidas en cada Tercero y hasta nos podrá informar de los movimientos contables de cada tercero cuando queramos conciliar los saldos en el módulo de circularización.