El editor de cartas

El objetivo del Editor de Cartas es ayudar al usuario a redactar el modelo de carta que quiere enviar a los terceros.

 

Formato de las cartas

El formato de datos del editor es RTF (Rich Text Format), lo cual significa que se pueden copiar y pegar textos desde el Word u otras aplicaciones similares y se respetarán las fuentes y la mayor parte de los formatos. Sin embargo, el formato RTF no respeta completamente la conversión de tablas ni las imágenes.

 

Para copiar y pegar cadenas de texto se deben usar los comandos de copiar y pegar de la barra de herramientas ‘formato de texto’. En la versión actual no es posible utilizar las teclas rápidas ctrl+c o ctrl+v para copiar y pegar respectivamente.

 

 

Creación y gestión de cartas

En la barra de herramientas tenemos los siguientes botones:

 

: Pulsando este botón podremos crear un nuevo modelo de carta.

 

: Con este botón guardaremos ,los cambios realizados.

 

A través de este icono desplegable  podemos acceder a más opciones:

 

 

• Duplicar seleccionada: Crea un modelo de carta a partir de la actual. Similar a la función ‘guardar como’ de otras aplicaciones.

• Eliminar seleccionada. Elimina el modelo de carta seleccionada.
• Guardar cambios: Actualiza los cambios realizados en el modelo de carta.
• Cambiar de nombre: Modifica el nombre del modelo de carta. Se puede utilizar también la tecla rápida F2.
• Importar cartas: Se pueden utilizar los modelos incluidos en la aplicación o seleccionar un fichero ForSampling de extensión .cli desde donde importar los modelos de cartas. Los modelos importados recibirán automáticamente la etiqueta ‘importado’ que si se desea se puede modificar posteriormente con la opción cambiar nombre o F2.

 

 

 

: Este botón nos permitirá visualizar el aspecto que tendría nuestra carta una vez fusionada con unos datos de ejemplo albergados en la aplicación. Es importante utilizar esta opción para asegurarnos de que los márgenes, encabezado etc. Están correctamente configurados.

 

NOTA: No es posible visualizar los datos reales en el editor de cartas. Se recomienda realizar fusiones de prueba en archivos pdf antes de imprimir la versión definitiva en papel.

 

Formato de texto

 

En esta barra de herramientas encontramos las herramientas más habituales para editar la carta; tipo de fuente, tamaño de fuente, formato negrita, cursiva y subrayado, alineaciones izquierda, centrado y derecha, cortar, copiar y pegar.

 

Es posible además deshacer y rehacer operaciones, e incluso pasar el corrector ortográfico con el botón  

 

NOTA: Al pasar el corrector ortográfico, no modifique el texto de las etiquetas que va entre signos los ‘[‘ y ‘]’ ya que corresponde al código de la etiquetas y podrían no funcionar correctamente.

 

 

Diseño de página

En este apartado tendremos la oportunidad de determinar la orientación de la carta; vertical u horizontal, y además podremos incorporar una cabecera y/o un pie a todas las páginas.

 

En el botón ‘Más opciones’ se pueden configurar al milímetro los márgenes de la impresión. Cada impresora es diferente y es importante establecer correctamente los valores de este apartado hasta que la impresión sea totalmente satisfactoria.

 

 

Imágenes de fondo

Es posible incluir imágenes de fondo en las cartas como por ejemplo logotipos. Este apartado se divide en cuatro áreas que aparecen al pulsar en ‘Gestor de imágenes’:

 

Imágenes disponibles: El gesto de cartas guarda las imágenes utilizadas en esta área para poder ser utilizadas cuando se necesiten. Para añadir archivos gráficos solo necesita pulsar en el botón ‘Nueva’ para incluir una imagen o ‘Eliminar’ para que dicha imagen ya no pueda utilizarse. En la parte inferior se pueden pre visualizar las imágenes disponibles, así como conocer su tamaño.

 

Imágenes seleccionadas: Para poder utilizar una imagen determinada debe seleccionarse mediante el botón ‘Seleccionar’.

 

Propiedades de la imagen: En este apartado podremos ajustar los siguientes parámetros:

 

• Escala: una escala del 0 al infinito para ajustar el tamaño de la imagen a la carta. Valores entre 0 y 99 reducen la carta a una fracción del valor escogido entre cien. Valores superiores a uno aumentarán el tamaño de la imagen.

• Opacidad: Con esta opción podemos hacer que la imagen tenga un cierto grado de opacidad, hasta incluso llegar a ser transparente si usamos valores próximos a 0.
• Sobre texto: Esta casilla hará que la imagen esté por encima o por debajo del texto de la carta.
• Flechas de prioridad: Si existen varias imágenes, estas estarán por encima o por debajo en el orden de visionado, según el orden en el que aparezcan en la lista del apartado ‘Imágenes seleccionadas’. El orden establecido se puede variar mediante el uso de estas flechas.
• Posición: Puede ser relativa con respecto a los márgenes o absoluta, indicando los centímetros exactos. En el caso de que se elija relativa, se puede marcar la posición horizontal y vertical mediante los menús desplegables y el resultado aparecerá pre visualizado en la imagen de la derecha. Del mismo modo, indicando una posición absoluta se podrá ver el resultado en la imagen de la derecha.

 

 

Etiquetas predefinidas

Las etiquetas son campos existentes en la base de datos de ForSampling que podemos incluir en nuestras cartas, de modo que, al realizar la fusión de las cartas, los campos aparecerán automáticamente en cada carta rellenados con el nombre del cliente, la dirección o cualquier campo disponible que hayamos insertado en nuestro modelo de carta.

 

Cada etiqueta aparecerá escrita en cada carta entre corchetes (ej. [t_nombre]). En el momento que fusionemos las cartas, si el campo existe en la base de datos, la carta mostrará el valor correspondiente en el lugar de la etiqueta.

 

Además, las etiquetas pueden tener el formato de fuente que se desee. Únicamente hay que tener cuidado de no modificar el texto dentro de los corchetes.

 

 Insertar etiquetas: Es necesario situar el curso en el punto de la carta donde queramos que aparezca una etiqueta, a continuación escogemos la etiqueta que nos interesa y pulsamos el icono de insertar etiqueta  o hacemos doble click en la etiqueta escogida.

 

Existe la posibilidad de alterar el tipo de formato de presentación de los campos. Por defecto, los valores que aparecerán en cada carta en el lugar donde hemos situado la etiqueta, se mostrarán igual que como estén almacenados en la base de datos. Por ejemplo, la etiqueta población mostrará Bilbao, Bilbao o BILBAO en función de cómo esté recogido en la base de datos de origen.

 

Sin embargo, este comportamiento se puede modificar si, después de haber seleccionado la etiqueta pero antes de pulsar el icono de insertar etiqueta , seleccionamos cualquiera de las siguientes opciones:

 

 

• Mayúsculas: Convierte todas las letras del valor en mayúsculas (ej. BILBAO, SR. LÓPEZ DE LA SERNA)

• Minúsculas: Convierte todas las letras del valor en minúsculas (ej. bilbao, sr. López de la serna)
• Nombre Propio: Pone en mayúsculas la primera letra de cada palabra (ej. Bilbao, Sr. López De La Serna)
• Respetar origen (por defecto): Se mantienen las letras tal y como estén almacenados en el fichero base de datos de origen.

 

Tipos de etiqueta:

 

Existen varias etiquetas y se han dividido en las categorías de Sistema, Cliente y Tercero. Todas la etiquetas tienen una descripción en la parte inferior izquierda de la pantalla que nos ayudará a elegir la etiqueta adecuada para cada caso.

 

• De sistema: Son campos que la aplicación puede obtener del sistema operativo instalado en el ordenador del usuario o del diseño del modelo de carta. Por ejemplo; año actual, día de hoy, fecha actual, nº de páginas en la carta, etc.
• De cliente: Estas etiquetas se obtienen de la pantalla de ForSampling correspondiente al cliente, asegúrese de haberlas rellenado previamente a la fusión de las cartas. Por ejemplo; NIF, Razón Social.
• De tercero: Son las etiquetas que variarán con cada carta y tercero circularizado. En esta categoría estarán las direcciones de envío, el nombre del tercero, etc. Para que estas etiquetas se fusionen correctamente, será necesario que el fichero de direcciones esté correctamente normalizado y con los datos correctos. También es posible insertar las fechas de los envíos desde esta categoría.

 

NOTA: El nombre del tercero al que van dirigidas las cartas se puede obtener de la lista de terceros seleccionados que vemos en ‘Control de Envíos’ o del campo ‘Nombre’ del fichero de direcciones. Usaremos las etiquetas  Nombre (contable) y Nombre (dirección).

 

Eliminar etiquetas: Para eliminar las etiquetas, debe situarse encima del cuerpo de la carta donde se encuentre escrita la etiqueta, siempre entre ‘[ ]’ y borrar manualmente dicha etiqueta, corchetes incluidos.